Štítek: virtuální asistentka

Jsem virtuální asistentka, díky které získáte konečně čas na rozvoj svého byznysu. Věnujte se naplno svému podnikání, delegujte úkoly online externí asistentce. Pravidelná, dlouhodobá spolupráce i jednorázová výpomoc. V každém případě platíte vždy pouze za skutečně odpracované minuty.

Co umí (4): Loom, Dropbox, Asana, Trello, Freelo, Teamwork, Basecamp

Chcete vašim spolupracovníkům nahrát důležité informace, ke kterým se mohou opakovaně vracet? Potřebujete spolehlivé rozhraní pro správu úkolů a organizaci projektů? Pročtěte si podrobnosti o aplikacích, které jsou pro to určeny.

Ve čtvrté části „Co umí“ se věnuji aplikaci Loom, což je šikovný online nástroj pro tvorbu informativního či vzdělávacího videa. Stačí jen poslat odkaz a adresát videa si jej díky tomu může opakovaně pouštět a vracet se k tomu, co je pro něj důležité. Pro uložení a sdílení potřebných (i velmi velkých) souborů pak skvěle poslouží Dropbox. Nakonec si posvítím na několik různých aplikací pro správu úkolů a organizaci projektů – konkrétně na Asanu, Trello, Freelo, Dropbox, Teamwork a Basecamp.

Loom (v angličtině)

Loom je aplikace, se kterou můžete nahrávat plochu počítače a zároveň natáčet sami sebe. Tato aplikace také umí nahrávat zvuky, které se přehrávají v počítači. Nejvíce se tento online nástroj uplatňuje v oblasti vzdělávání, je ale vhodný např. i při komunikaci s kolegy či zaměstnanci. Aplikace funguje na počítačích s operačním systémem Windows a iOS. Po natočení lze video upravit a následně jednoduše sdílet na sociálních sítích či přes e-mail pomocí URL adresy.

Ovládání je velmi snadné, a hlavně šetří mnoho času. Adresát si jej může přehrát kdykoliv, a i třeba několikrát po sobě. Aplikace Loom tak mnohdy nahrazuje online schůzky, kde je potřeba pouze svým kolegům sdělit důležité informace. Aplikaci lze využít i zdarma, ale dostupných je maximálně 25 videí na uživatele a video může být o délce maximálně pěti minut. Ve verzi Business a Enterprise máte v ceně řadu prémiových funkcí. Je dostupné neomezené úložiště, neomezená délka záznamu či můžete využít nástroje pro kreslení.

Dropbox (v angličtině)

Dropbox je jedna z nejstarších cloudových služeb, která slouží k ukládání souborů. Dropbox si můžete nainstalovat nejen do svého počítače, ale i do svého chytrého telefonu. Velmi užitečné a praktické je, že se k Dropboxu můžete přihlásit odkudkoli a snadno se tak dostanete k potřebným souborům a můžete je sdílet s ostatními. Vše, co do Dropboxu nahrajete, je bezpečně šifrováno. I zde existuje bezplatná a placená verze. Jedním ze základních rozdílů je, že v bezplatné verzi máte k dispozici jen 2 GB úložiště, zatímco např. ve verzi Standard je k dispozici 5 TB. Dále při náhodném vymazání souborů poskytuje bezplatná verze 30denní obnovu, zatímco placená verze poskytuje na obnovu až 180 dní.

Asana, Trello, Freelo, Teamwork, Basecamp

Princip těchto aplikací je podobný, všechny slouží k organizaci projektů, avšak v některých funkcích se odlišují.

Asana (v angličtině)

Asana je aplikace vhodná pro správu úkolů a projektů pro společnosti jakékoliv velikosti. Pomáhá rozdělit projekty na jednotlivé úkoly a eviduje, jak dotyčný dané úkoly plní. Můžete tak vytvořit projekt pro několik lidí a vyměňovat si k tomu komentáře či potřebné soubory.

Trello (v češtině)

Trello je spíše vhodné pro společnosti menších rozměrů. Na jednom místě vidíte, kdo na čem pracuje a co je právě v procesu. Pro spolupracovníky mluvící česky také může být uživatelsky příjemnější, že rozhraní Trella je v češtině.

Freelo (v češtině)

Freelo využívají malé i velké firmy a velkou výhodou pro česky mluvící je, že je dostupné v jejich mateřštině. Tato aplikace sjednocuje veškerou klientskou komunikaci a zajišťuje komunikaci nejen s týmem, ale i s klienty. Každému jsou přiděleny úkoly v sekci To-Do listy, dále je možné komunikovat se spolupracovníky v otevřené diskuzi či si nastavit chytré upozornění na události, které se vás týkají.

Teamwork (v angličtině)

Teamwork je software k řízení projektů. Po spuštění aplikace vždy ihned vidíte všechny úkoly, které je potřeba udělat. Můžete si zde zaznamenávat i různé události a schůzky. Velmi užitečná je funkce My Day, kde vidíte, co vše vás daný den čeká, a také vidíte, kolik času zbývá do další schůzky a kolik tak máte času na vypracování daných úkolů. Ani kalendář v této aplikaci nechybí, můžete si ho zobrazit jako týdenní či měsíční. Pro týmovou práci je velmi přínosné zobrazení všech projektů a seznamu úkolů. Můžete tak jednoduše svým kolegům předat důležité informace ve zprávě či nahrát nějaké další dokumenty. Uživatelsky velmi přívětivá je možnost rychlého vyhledávání, kdy nemusíte procházet všechny projekty, ale okamžitě najdete to, co potřebujete. Opět zde existuje více verzí, které se liší zejména počtem možných projektů.

Basecamp (v angličtině)

Basecamp řadí úkoly dle rozsahu a dat konkrétním spolupracovníkům, díky čemuž pak nedochází k zbytečným nejasnostem. Uživatelsky výhodná je také technická podpora 24 hodin, 7 dní v týdnu.

Co umí (1): LastPass, Google nástroje a Todoist

Doba, kdy se řada z nás víc a víc přesouvá do digitálu, je spojená taky s větším využíváním nejrůznějších online aplikací. Které z nich vám však práci v online prostředí skutečně usnadní a reálně pomohou nejen při podnikání?

Přicházím se čtyřdílným seriálem „Co umí“, v němž se budu postupně věnovat zajímavým online nástrojům, vždy s přehledem toho nejdůležitějšího u každého z nich – na co je dobrý, v čem konkrétně ulehčí práci. Zároveň se jedná o nástroje, s nimiž jako virtuální asistentka pracuji, takže jsou osvědčené praxí. 😊

V první části „Co umí“ se blíže podíváme na LastPass – spolehlivou aplikaci pro správu hesel, 4 velmi užitečné nástroje od Google a na Todoist – přínosného pomocníka pro vytváření a správu to-do listů.

LastPass (v angličtině)

LastPass je aplikace pro správu hesel, která je zdarma a lze ji stáhnout jak do počítače, tak i do mobilního telefonu, jelikož funguje s operačním systémem iOS i Android. V této aplikaci si můžete bezpečně uložit všechna vaše uživatelská jména a hesla do trezoru. Last Pass ovšem má mnoho dalších funkcí, které jsou uživatelsky velmi přívětivé.

Jak LastPass funguje?

Všechna hesla, která si do aplikace napíšete, se uloží do trezoru, do kterého se přihlásíte pomocí jedinečného a komplikovaného hesla, které znáte pouze vy. Heslo je třeba s nikým nesdílet a bezpečně si ho někam zapsat, jelikož ani samotná aplikace vám při ztrátě hesla nepomůže a trezor vám neotevře. Všechna hesla jsou zašifrovaná, a tak ani v případě napadení serveru se nikdo k vašim heslům nedostane. LastPass také kontroluje sílu vašich hesel a případně doporučí změnu hesla.

Hlavní výhody

Je to velmi komfortní aplikace, jelikož už nemusíte řešit žádná zapomenutá hesla, ale vše máte na jednom místě bezpečně uložené. Dále LastPass velmi šetří čas, protože se okamžitě do aplikace přihlásíte z jakéhokoliv zařízení a ihned máte přístup ke všem heslům.

Google nástroje (v češtině)

Gmail

Gmail není jen tak obyčejný e-mail, ale má i řadu dalších užitečných funkcí. Velmi užitečná je funkce štítků, které vám pomohou si rozřadit e-maily podle důležitosti a tématu. Dále můžete využít funkci Google Search, díky které můžete vyhledat zprávu velmi rychle, a to jen pomocí zadání klíčových slov. Nevyžádanou poštu pouhým jedním kliknutím můžete zařadit do spamu a další e-maily od daného odesílatele se automaticky přesunou do nevyžádané pošty. Další výhodou je možnost nastavení odeslání e-mailů na konkrétní čas. E-maily si můžete vyřídit třeba o víkendu, ale nastavit odeslání až na pondělí. Všechny e-maily od daného adresáta se automaticky seskupí, a tak si můžete v případě potřeby snadno celou konverzaci chronologicky přečíst.

Disk a Dokumenty Google

Google poskytuje na Disku 15 GB úložiště všem svým uživatelům zcela zdarma. Můžete zde jednoduše ukládat soubory různých formátů, jako je .pdf, .docx či zvukové formáty, obrázky anebo i videa. Soubory můžete s kýmkoliv sdílet a umožnit dotyčným stažení.

Velmi praktická je aplikace Dokumenty Google, kde můžete soubory sdílet s více lidmi a provádět v nich úpravy. Dokumenty zde také můžete přímo vytvářet, a to jak textové, tak i tabulkové či prezentační.

Kalendář

Jedna z výhod je možnost mít více kalendářů. Můžete tak mít např. jeden pracovní, druhý osobní a třetí třeba na svátky a narozeniny. Všechny tyto kalendáře se vám pak zobrazí přehledně na jednom místě, a ještě si je můžete barevně odlišit, takže přehledně uvidíte, kde vás co čeká. Kalendář můžete s kýmkoliv sdílet a lze nastavit přístup pouze na prohlížení anebo i na úpravy. Tuto funkci velmi oceňují týmoví pracovníci. Aplikace si umí ve vašich e-mailových zprávách dohledat v textu obsažené časové údaje a najde-li konkrétní datum a čas, dá vám možnost jedním kliknutím si danou událost přidat do kalendáře. Skvělá je také možnost synchronizace s mobilním telefonem. Google Kalendář spolupracuje s Androidem a iOS.

Todoist (v češtině)

Todoist v základní verzi, která je zdarma, umožňuje vytvářet digitální seznamy úkolů a řadit je do různých kategorií. Je to velmi uživatelsky přívětivé, jelikož Todoist je dostupný pro všechny operační systémy, stolní počítače a chytré telefony. Můžete si také vytvořit seznam úkolů a sdílet ho s dalšími uživateli, což je užitečné zejména při práci na skupinových projektech. Todoist je vhodný jak na řízení pracovních záležitostí, tak i na rodinné úkoly.

V bezplatné verzi můžete vytvářet úkoly a mít až 5 aktivních projektů. Už v této verzi je tak velmi přínosný. Od loňského roku je navíc zdarma přístupná funkce štítků a filtrů, která se dříve mohla využívat jen v prémiové verzi, kdy stála 4 dolary měsíčně. V prémiové verzi můžete mít až 300 aktivních projektů a nastavit si podrobnější připomínky k daným úkolům.

5 tipů, jak si usnadnit delegování práce

O delegování práce na virtuální asistentky už jste něco slyšeli, chcete to zkusit, ale nevíte, jak se do toho pustit? Jak si delegování úkolů co nejvíce usnadnit? Podívejte se na 5 tipů, které vám v tom pomohou.

1. Uvědomte si své silné stránky a prioritní úkoly, o které se postaráte jen vy

Co je vaší hlavní zodpovědností, aby vám vaše podnikání přinášelo zisk? Neztrácíte zbytečně čas na úkolech, který by za vás zvládl vypracovat někdo jiný? Sepište si své silné stránky, na kterých vaše podnikání stojí a bez kterých by nemohlo vydělávat. Jaké priority na bázi denních, týdenních a měsíčních úkolů z vašich silných stránek vyplývají? Na ty se soustřeďte a co nejvíc z těch zbylých delegujte. Aby vám zbyla energie a čas na to důležité.

Tip pro sepsání seznamu úkolů a jejich rozdělení na nejdůležitější, důležité a méně důležité najdete v článku 3 opravdu dobré důvody, proč delegovat.

2. Vytvořte si pro delegování plán s postupy a procesy

Pokud vám ze seznamu úkolů k delegování vyplynou činnosti, které se často opakují, je dobré si každou z nich zmapovat po jednotlivých krocích a udělat si z nich checklist. Nic složitého, stručně a jednoduše v bodech sestavíte souhrn kroků do Wordu, Excelu nebo do online aplikace, kterou rádi používáte.

Pro delegování dané činnosti máte tak už připravený postup, a ten, na koho jej následně delegujete, jej při zpracování úkolu prochází, odškrtává si, co je hotovo a co je potřeba ještě zpracovat. Checklist vám zároveň pomůže se na danou činnost podívat s odstupem. Třeba vás při jeho sestavování napadne přeskupit jednotlivé kroky a celý postup zefektivnit. S každým dalším opakováním pak můžete už ve spolupráci s virtuální asistentkou postup vylepšovat a vaši práci díky zkušenostem a nápadům dalšího člověka celkově obohatit.

Takto promyšlené a předem připravené pokyny a postupy pro delegování vám dále pomohou nastavit si krok za krokem procesy, které povedou k finálnímu výsledku. Zohledněte v nich i různé možnosti řešení případných komplikací, které se mohou objevit, nachystejte si záložní plán, pokud něco nepůjde podle očekávání. Každopádně nyní máte vytvořený nástroj, jak snadno předat úkol i zkontrolovat práci druhého.

Při tvorbě plánu pro delegování se rovnou zamyslete také nad tím, k jakým dalším činnostem využijete ušetřený čas. Nemusí to být nutně jen další práce, pro podávání skvělých výkonů je také důležité relaxovat. 🙂

3. Zamyslete se nad výběrem parťáka

Při tvorbě plánu vám z něj vyplyne řada konkrétních úkolů, na jejichž plnění si můžete vyhledat specializované asistentky, které se zabývají právě tím, co potřebujete řešit.

Podrobněji se tímto tématem zabývám v článku 39 úkolů, které můžete předat virtuálním asistentkám: Příklady a tipy.

Pro vaši finanční představu takové spolupráce zkuste odhadnout, kolik vám každý z vytipovaných úkolů zhruba zabere času a porovnejte strávený čas s vaší hodinovou sazbou. Připočtěte i odhadovaný čas na zaučení externí asistentky – přičemž pokud už je specializovaná na úkoly, které potřebujete delegovat, nemělo by jít o nikterak velké množství času. Nakonec vše srovnejte s částkou, kterou by si v průměru za tolik a tolik hodin naúčtovala (ceník najdete na jejím webu) – a hned vidíte, jestli se vám daná činnost vyplatí delegovat, jestli odvedená práce vyjde levněji než kdybyste si ji dělali sami. Jedná-li se o opakované úkoly při dlouhodobé spolupráci, je to ještě zřejmější – protože jednorázové zaučení je v tomto případě rozhodně investicí, která se vám vrátí  -, nicméně mnohdy se výpomoc vyplatí i na jednorázové úkoly.

Mít alespoň hrubý odhad, na kolik hodin týdně/měsíčně budete pomoc online asistentky potřebovat, se vám vyplatí i z důvodu plynulejší komunikace s budoucí spolupracovnicí. Většina virtuálních asistentek pracuje pro několik klientů najednou, takže zpravidla chtějí předem vědět, na kolik hodin její služby využijete.

4. Nepodceňujte přesné zadání a ujasnění podmínek

Zde se opět opřete o svůj předtím již vytvořený plán. Když už jste popsali činnost krok za krokem, zaměřili se i na problematická místa, kde vznikají chyby, a jejich možná řešení, nastal čas na přesné zadání a ujasnění podmínek. Promluvte si s asistentkou o tom, zda všem bodům rozumí, sepište si dotazy a nejasnosti a vaše odpovědi na ně, vyjasněte případně i kontext úkolu – proč je co důležité udělat, jaký je smysl dané práce, co vám splněný úkol přinese, jak si představujete ideální výsledek. Domluvte se na potřebných nástrojích, které budete společně využívat – ať už se jedná o sdílenou aplikaci pro plánování a sledování průběhu úkolů, sdílení souborů např. přes Google Disk, přístupy do mailu, WordPressu či jiného interního systému, zkrátka na všem, co je potřeba zajistit k dokončení úkolu.

Přesné zadání a ujasnění podmínek vám do budoucna obrovsky pomohou, pokud byste delegovali na někoho dalšího. Vše máte jasně sepsané, připravené k předání a na zaučení nového parťáka strávíte méně času.

5. Stanovte termín splnění, ale i průběžné cíle

V neposlední řadě zvažte, v jakém časovém horizontu by měly být zadané úkoly splněny. Stanovení finálního termínu, stejně jako vymezení požadovaného výstupu hraje důležitou roli, a velmi vám v tom může pomoci, když určíte průběžné cíle s dílčími termíny. Sledování průběhu plnění úkolu a správné nasměrování k požadovanému výsledku je s nimi o moc jednodušší.

Na začátku spolupráce se vyplatí domluvit se s externí asistentkou, ať vám první úkoly posílá k náhledu po jejich rozpracování, a dejte jí k dosavadnímu zpracování zpětnou vazbu. Pomůže vám to lépe se sladit a delegování si nastavit podle vašich přestav. Zpětnou vazbou nešetřete ani v případě splnění průběžného cíle, a samozřejmě po dodání celkového výsledku. Bylo vše provedeno dle nastavených očekávání? Je potřeba ještě něco upravit, zapracovat, doladit?  Dejte to vědět. Zdokonalujete tím nejen práci toho, na koho delegujete, ale i své vlastní umění delegovat.

Jak poznáte, že delegování probíhá tak, jak má? Přináší vám úlevu, nikoli obavy

Už dříve jsem psala, že delegování je sám o sobě proces, který se učíme, na kterém pracujeme a který v čase pilujeme k dokonalosti. Vím, že vůbec to zkusit vyžaduje velkou odvahu. Ale jak řekl klasik:

„Pod našimi největšími obavami se často schovávají naše největší životní dary a nadání.“
John Gray

Odměnou za odvahu pustit se do toho a najít si správný postup vám bude nejen více času na důležité věci, více práce za kratší čas a lepší výsledky, ale také ten skvělý pocit, že vaše firma se konečně staví na vlastní nohy, stále častěji může fungovat i bez vás a vy se můžete jen radovat, že se nemusíte starat úplně o všechno sami.

Zajímají vás možnosti spolupráce s virtuální asistentkou? Přečtěte si více o tom, jak spolupráce probíhá, projděte si odpovědi na časté dotazy, případně mne neváhejte rovnou kontaktovat.

39 úkolů, které můžete předat virtuálním asistentkám: Příklady a tipy

Podnikáte už nějakou dobu. Jde to dobře, ale cítíte, že v něčem byste na tom mohli být líp. To něco je čas. Obzvlášť v dnešní covidové době, kdy nejspíš potřebujete víc času na rodinu. Jenže zároveň tím nechcete ochudit svůj byznys. Co s tím?

Klíčem k tomu, abyste měli za stejnou dobu hotovo víc práce, je některé úkoly předat někomu jinému. Schopnou pomocnicí se pro vaše podnikání může stát vhodná virtuální asistentka, která se specializuje právě na ty úkoly, jež zrovna potřebujete zpracovat. Přečtěte si, co vše už v dnešní době můžete delegovat na virtuální asistentky. Protože ta škála všech možných úkolů je opravdu pestrá.

A kde najdete specialistky na dané úkoly? Možností je celá řada. Čtěte více.

Delegování práce a úkolů na virtuální asistentky vám ušetří čas pro podnikání. Zdroj: Pexels.com
Delegování práce a úkolů na virtuální asistentky vám ušetří čas pro podnikání. Zdroj: Pexels.com

Delegovat se dnes dá díky virtuální době opravdu leccos. Na své podnikání už tak nemusíte být sami. Naopak – v online světě si můžete vybírat z mnoha parťáků pro své podnikání. Virtuální asistentky vám mohou pomoci váš byznys výrazně posunout a při jeho dalším rozvoji vám dále pomáhat. A protože v současnosti zpracovávají řadu různorodých úkolů (a nejedná se jen o klasickou administrativu), třeba zjistíte, že delegovat můžete i věci, o kterých jste si mysleli, že to nejde.

Virtuální asistence už dávno není jen o zpracování administrativy

Když byla prvně pojmenována činnost někoho jako virtuální asistence, psal se rok 1996. Internet byl tehdy v plenkách. První takto označená virtuální asistentka Anastacia Brice pomáhala podnikatelům především s plánováním cest a s jinými praktickými administrativními úkoly, které se daly zvládnout na dálku po telefonu a faxu. Rozvoj internetu však na sebe nenechal dlouho čekat a Anastacia si uvědomila, že „obvyklejší“ kancelářské postupy může kombinovat s veškerými dostupnými internetovými technologiemi.

Právě internetové technologie a moderní způsoby komunikace dnes hrají významnou roli při rozvoji byznysu mnoha podnikatelů. Už to není jen o pomoci v offline světě, protože ten online si žádá své. Takže virtuální asistence už dávno není jen o zpracování administrativy, ale často se pojí s praktickou pomocí třeba v online marketingu. Rádi byste, aby se o vašem podnikání dozvědělo víc lidí v online světě? A už se to valí – vytvoření a správa webových stránek, čtivé texty na webu, zajímavé příspěvky na sociálních sítích… naštěstí přesně na tyhle úkoly můžete mít po ruce parťáka, který vám s nimi pomůže. Následně může pomáhat s dalšími úkoly, které vzniknou, když poptávek začne přibývat.🙂

Růst byznysu, podnikání, pomoc, virtuální asistentky, delegování práce, úkolů
Růst byznysu (nejen v online světě) je mnohem snazší se spolehlivým parťákem vašeho podnikání. Zdroj: Pexels.com

Co vše můžete dnes delegovat na virtuální asistentky

Podívejme se tedy nyní na širší přehled úkolů, se kterými dnes virtuální asistentky podnikatelům běžně pomáhají. S upomínkou na Anastacii to vezmu od „obvyklejších“ kancelářských postupů (ale už napasovaných na moderní způsoby komunikace, ten fax raději vynechme 🙂) až po pomoc se specializovanými úkoly, které podnikání v době internetové vyžaduje.

Příklady úkolů k delegování na externí asistentky

  1. plánování schůzek
  2. hlídání termínů
  3. organizace kalendáře
  4. údržba vaší e-mailové schránky
  5. e-mailová i telefonická komunikace s klienty či obchodními partnery
  6. komunikace s úřady
  7. vyřizování pochůzek
  8. plánování cest a dovolené, až to bude zase možné (rezervace hotelů, restaurací, letenek)
  9. zařízení nákupů toho, co zrovna potřebujete (klidně i vstupenek na koncert, až zase půjde vyrazit za kulturou)
  10. fakturace, příprava podkladů, vystavování a sledování splatnosti faktur
  11. různá další pomoc s účetnictvím
  12. pomoc s personalistikou
  13. vedení kartoték
  14. přepis psaného textu nebo mluveného slova
  15. korektury a editace textů
  16. překlady a tlumočení
  17. organizace různých akcí (seminářů, workshopů, konferencí, oslav a jiných událostí)
  18. průzkum trhu
  19. různé další rešerše
  20. sledování výběrových řízení
  21. příprava nabídek a prezentací
  22. zpracování marketingových materiálů
  23. tvorba grafiky
  24. vytvoření databází možných partnerů, klientů, dodavatelů
  25. správa a údržba databáze kontaktů stále aktuální
  26. oslovování potenciálních obchodních partnerů a zákazníků
  27. zákaznický servis, komunikace se zákazníky
  28. správa vašich online chatů
  29. zastoupení v nepřítomnosti (např. přesměrování telefonních hovorů)
  30. tvorba a následná správa vašeho webu či e-shopu
  31. zapsání vaší firmy do online firemních katalogů
  32. další pomoc s linkbuildingem a SEO
  33. copywriting (obsahové texty na web, PR články, pravidelné blogové příspěvky, popisky produktů a kategorií na e-shopech apod.)
  34. příprava tiskových zpráv a komunikace s médii
  35. správa sociálních sítí (tvorba obsahu pro vaše sociální sítě, komunikace s fanoušky apod.)
  36. vedení diskusních fór, aktivní přispívání
  37. tvorba a rozesílání newsletterů
  38. vytváření různých promoakcí a promo videí
  39. pomoc s podcasty

Kromě této pestré palety všemožných úkolů můžete delegovat také úzce specializované činnosti týkající se například komunikace pouze v angličtině, němčině, francouzštině a jiných cizích jazycích nebo vyřizování různých technických služeb, certifikací a dalších úkolů vyžadujících specifické znalosti a zkušenosti. Záleží na tom, jaké pracovní zkušenosti má online asistentka za sebou – a na čem tedy může portfolio svých služeb vystavět a nabídnout je pro úsporu vašeho času a růstu vašeho byznysu.

Úspora času, růst byznysu, rozvoj podnikání
Čas, který ušetříte delegováním, využijete jak pro rozvoj svého podnikání, tak na svou rodinu, přátele, koníčky… Zdroj: Pixabay.com

A kde najdete specialistky na dané úkoly? Možností je celá řada:

  • od vlastních webů asistentek, které najdete ve vyhledávačích po zadání klíčových slov virtuální asistentka, externí asistenka nebo online asistentka
  • přes různé firemní katalogy (např. firmy.cz, navolnenoze.cz), pracovní portály či inzertní servery
  • až po vyhledání na sociálních sítích, zejména v tématických skupinách na dané síti

Online asistentka je podnikatel stejně jako vy

Doporučuji hledat takovou virtuální asistenku, která nabízí zpracování úkolů, s nimiž právě potřebujete pomoct. Požadujete-li jiné, další úkoly, porozhlédněte se po jiné externí asistentce – dnes už jich působí opravdu hodně, každá se specializuje na něco jiného a máte tedy z čeho vybírat.

Spojuje nás vždy to, že nejsme vaším zaměstnancem, ale podnikatelem stejně jako jste vy. A stejně jako vy víme, že kvalitně a efektivně odvedená práce se nám vrací ve spokojených zákaznících. Doporučení ostatních podnikatelů či reference na odvedenou práci asistentky vám tedy proto leccos napoví. Pokud je nemá, zkuste se poptat.

Znáte to: Ten umí to a ten zas tohle

Nikde také není psáno, že externí asistentku musíte mít pouze jednu. Znám podnikatele, kteří souběžně spolupracují se dvěma i se třemi asistentkami. Máte-li více různorodých úkolů k vyřízení, řekla bych, že se to vyplatí víc než čekat, že jedna asistentka zvládne všemožné činnosti, i ty, které jako svoji specializaci neuvádí.

Někdo umí skvěle fakturaci a účetnictví, další pomáhá s personalistikou, jiná se věnuje psaní a korekturám textů, další zase s nadšením spravuje sociální sítě. Nejsme všechny stejné, každou baví něco jiného. Nicméně jsme schopné se navzájem doporučit – když mi přijde poptávka na plnění úkolů, na které se nespecializuji, ráda ji předám vhodným kolegyním.

Předání práce, delegování úkolů, virtuální externí asistentka, online asistentka
Hledejte virtuální asistenku, která nabízí zpracování přesně těch úkolů, s nimiž právě potřebujete pomoct. Zdroj: Pexels.com

Jak se rozhodnout – co a na koho delegovat

Co se delegování práce na vhodnou asistentku týče, pečlivě si předem promyslete, jaké úkoly od své budoucí asistentky chcete zpracovávat. Zamyslete se nad svou prací, svým podnikáním a možnými body rozvoje nebo případnými žrouty času.

Související: Delegování pro více z podnikání: 3 opravdu dobré důvody, proč delegovat

Věci pro rozvoj a/nebo žrouty času si sepište a vyberte z nich ty top, o kterých víte, že váš byznys skutečně nakopnou – a nebo vám jej jako žrouti času podkopávají, a zároveň se dají dobře delegovat. To vám pomůže se rozhodnout na jaké schopnosti, dovednosti a nabízené služby asistentky se při výběru zaměřit. Přínosy dělby práce s vhodnými parťáky pak brzy pocítíte ve zvýšení efektivity a produktivity práce.

Uvažujete o delegování práce virtuální asistentce? Jaké z úkolů vhodných k delegování jsou pro vás ty top, a proč zrovna ony? Uvítám vaše komentáře a postřehy.

GDPR

Ochrana osobních údajů

Jste-li mým zákazníkem, návštěvníkem webu nebo odběratelem novinek, svěřujete mi své osobní údaje. Zodpovídám za jejich ochranu a zabezpečení. Ochranu osobních údajů považuji za klíčovou – je pro mne základním prvkem pro důvěryhodnost naší případné spolupráce.

Následující dokument vám předkládám pro ujasnění toho, jaké osobní údaje zpracovávám, proč a na jak dlouho je zpracovávám a jaká jsou vaše práva. Seznamte se, prosím, s ochranou osobních údajů, zásadami a právy, které máte v souvislosti s GDPR (Nařízení o ochraně osobních údajů).

Kdo je správce?

Jsem to já – Mgr. Michaela Divišová (IČ 75486717, sídlem Sladkovského 2388/44, 326 00 Plzeň – Východní Předměstí) a provozuji webové stránky www.internetovasekretarka.cz. Vaše osobní údaje zpracovávám jako správce, tj. určuji, jak budou osobní údaje zpracovávány a za jakým účelem, po jak dlouhou dobu a vybírám případné další zpracovatele, kteří mi se zpracováním budou pomáhat.

Kontaktní údaje

Pokud se na mě budete chtít v průběhu zpracování obrátit, jsem tu pro vás na e-mailu: vase@internetovasekretarka.cz.

Prohlášení

Prohlašuji, že jako správce vašich osobních údajů splňuji veškeré zákonné povinnosti vyžadované platnou legislativou, zejména zákonem o ochraně osobních údajů a GDPR, a tedy že:

  • budu zpracovávat vaše osobní údaje jen na základě platného právního důvodu, a to především oprávněného zájmu, plnění smlouvy, zákonné povinnosti či uděleného souhlasu,
  • plním dle článku 13 GDPR informační povinnost ještě před zahájením zpracování osobních údajů,
  • umožním vám a budu vás podporovat v uplatňování a plnění vašich práv podle zákona o ochraně osobních údajů a GDPR.

Rozsah osobních údajů a účely zpracování

Zpracovávám osobní údaje, které mi svěříte sami, a to z následujících důvodů (pro naplnění těchto účelů):

  • poskytování služeb, plnění smlouvy
    Vaše osobní údaje v rozsahu: jméno, příjmení, e-mail a tel. číslo, nezbytně potřebuji k plnění smlouvy (např. zaslání přístupů do aplikace, dodání služeb atd.).
  • vedení účetnictví
    Jste-li zákazníky, vaše osobní údaje (fakturační údaje) nezbytně potřebuji, abych vyhověla zákonné povinnosti pro vystavování a evidenci daňových dokladů.
  • marketing – zasílání newsletterů
    Vaše osobní údaje (e-mail, jméno a příjmení), pohlaví, na co klikáte v e-mailu a kdy je nejčastěji otevíráte, využívám za účelem přímého marketingu – zasílání obchodních sdělení. Jste-li mým zákazníkem, činím tak z oprávněného zájmu, neboť důvodně předpokládám, že vás moje novinky zajímají, a to po dobu, než se sami odhlásíte. Pokud nejste mým zákazníkem, zasílám vám newslettery jen na základě vašeho souhlasu, po dobu, než se sami odhlásíte. V obou případech můžete tento souhlas odvolat použitím odhlašovacího odkazu v každém zaslaném e-mailu.
  • pokročilý marketing na základě souhlasu
    Pouze na základě vašeho souhlasu vám můžu zasílat také inspirující nabídky třetích osob nebo využít e-mailovou adresu např. pro remarketing a cílení reklamy na Facebooku, a to po dobu, než se sami odhlásíte. Souhlas lze samozřejmě kdykoli odvolat prostřednictvím našich kontaktních údajů.
  • fotografická dokumentace, reference, živé akce, workshopy
    Pouze na základě vašeho souhlasu můžu využít vaše fotografie, reference, zpětné vazby apod., a to do doby, než souhlas sami odvoláte.

Vaše osobní údaje si ponechávám po dobu běhu promlčecích lhůt, pokud zákon nestanoví delší dobu k jejich uchování nebo jsem v konkrétních případech neuvedla jinak.

Cookies

Při procházení mých webových stránek zaznamenávám vaši IP adresu, jak dlouho se na stránce zdržíte a ze které stránky přicházíte. Používání cookies pro měření návštěvnosti webu a přizpůsobení zobrazení webových stránek vnímám jako svůj oprávněný zájem správce, neboť věřím, že díky tomu vám můžu nabídnout ještě lepší služby.

Cookies pro cílení reklamy budou zpracovávány jen na základě vašeho souhlasu.

Moje webové stránky lze procházet také v režimu, který neumožňuje sbírání osobních údajů. Používání cookies můžete na svém počítači zakázat.

Zabezpečení a ochrana osobních údajů

Chráním osobní údaje v maximální možné míře pomocí moderních technologií, které odpovídají stupni technického rozvoje. Chráním je, jako by byly moje vlastní. Přijala jsem a udržuji veškerá možná (aktuálně známá) technická a organizační opatření, která zamezují zneužití, poškození nebo zničení vašich osobních údajů.

Předání osobních údajů třetím osobám

K vašim osobním údajům mají přístup moji spolupracovníci. Pro zajištění konkrétních zpracovatelských operací, které nedokážu zajistit vlastními silami, využívám služeb a aplikací zpracovatelů, kteří umí data ochránit ještě lépe než já a na dané zpracování se specializují. Jsou to poskytovatelé následujících platforem: G Suite, Facebook, Toggl, Fakturoid.

Je možné, že se v budoucnu rozhodnu využít další aplikace či zpracovatele, pro usnadnění a zkvalitnění zpracování. Slibuji vám však, že v takovém případě při výběru budu na zpracovatele klást minimálně stejné nároky na zabezpečení a kvalitu zpracování jako na sebe.

Předávání dat mimo Evropskou unii

Data zpracovávám výhradně v Evropské unii nebo v zemích, které zajišťují odpovídající úroveň ochrany na základě rozhodnutí Evropské komise.

Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů

V souvislosti s ochranou osobních údajů máte řadu práv. Pokud budete chtít některého z těchto práv využít, prosím, kontaktujte mě prostřednictvím e-mailu: vase@internetovasekretarka.cz.

Máte právo na informace, které je plněno již touto informační stránkou se zásadami zpracování osobních údajů.

Díky právu na přístup mě můžete kdykoli vyzvat a já vám doložím ve lhůtě 14 dní, jaké vaše osobní údaje zpracovávám a proč.

Pokud se u vás něco změní nebo shledáte své osobní údaje neaktuálními nebo neúplnými, máte právo na doplnění a změnu osobních údajů.

Právo na omezení zpracování můžete využít, pokud se domníváte, že zpracovávám vaše nepřesné údaje, domníváte se, že provádím zpracování nezákonně, ale nechcete všechny údaje smazat nebo pokud jste vznesl/a námitku proti zpracování.
Omezit můžete rozsah osobních údajů nebo účelů zpracování. (Např. odhlášením z newsletteru omezujete účel zpracování pro zasílání obchodních sdělení.)

Právo na přenositelnost
Pokud byste chtěli své osobní údaje vzít a přenést k někomu jinému, budeme postupovat stejně jako při využití práva na přístup – jen s tím rozdílem, že vám informace dodám ve strojově čitelné podobě. Tady potřebuji alespoň 30 dní.

Právo na výmaz (být zapomenut)
Vaším dalším právem je právo na výmaz (být zapomenut). Nechci na vás zapomenout, ale pokud si to budete přát, máte na to právo. V takovém případě vymažu veškeré vaše osobní údaje ze svého systému i ze systému všech dílčích zpracovatelů a záloh. Na zajištění práva na výmaz potřebuji 30 dní.

V některých případech jsem vázána zákonnou povinností a např. musíme evidovat vystavené daňové doklady po lhůtu stanovenou zákonem. V tomto případě tedy smažu všechny takové osobní údaje, které nejsou vázány jiným zákonem. O dokončení výmazu vás budu informovat e-mailem.

Stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů
Pokud máte pocit, že s vašimi údaji nezacházím v souladu se zákonem, máte právo se se svou stížností kdykoli obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ). Budu moc ráda, pokud nejprve budete o tomto podezření informovat mě, abych s tím mohla něco udělat a případné pochybení napravit.

Odhlášení ze zasílání newsletterů a obchodních sdělení
E-maily s inspirací, články či produkty a službami vám zasílám, jste-li můj zákazník na základě mého oprávněného zájmu.

Pokud zákazníkem ještě nejste, posílám vám je jen na základě vašeho souhlasu. V obou případech můžete ukončit odběr mých e-mailů kliknutím na odhlašovací odkaz v každém zaslaném e-mailu.

Mlčenlivost

Dovoluji si vás ujistit, že jak já, tak moji spolupracovníci, kteří budou zpracovávat vaše osobní údaje, jsme povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení vašich osobních údajů. Tato mlčenlivost přitom trvá i po skončení závazkových vztahů s námi. Bez vašeho souhlasu nebudou vaše osobní údaje vydány žádné jiné třetí straně.

Děkuji vám za čas, který jste strávili přečtením zásad zpracování osobních údajů.

Tyto zásady zpracování osobních údajů platí od 25. 1. 2020.

Jak probíhá spolupráce

1. Kontaktujete mě

Jestliže jste dospěli k rozhodnutí, že některé své činnosti už opravdu nutně potřebujete delegovat, neváhejte mě kontaktovat. E-mailem, telefonicky, přes kontaktní formulář. Nebo mi napište na LinkedInu, případně na Facebooku. Sdělte mi prosím činnosti, které byste chtěli delegovat. Dám vám vědět zpátky, zda je v mých možnostech vám pomoci a jak.*

2. Probereme, co potřebujete

Pokud vám budu schopná pomoci, domluvíme si úvodní konzultaci. V dohodnutý termín se zkontaktujeme telefonicky nebo online (přes Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Skype, Messenger nebo WhatsApp) a probereme konkrétní možnosti spolupráce.

3. Domluvíme detaily

Podle rozsahu poptávky a náročnosti úkolů vypracuji cenovou nabídku. V případě, že se domluvíme na spolupráci, sejdeme se spolu nad seznamem vašich úkolů a domluvíme se, co a v jakém rozsahu na mě budete delegovat. Společně probereme cokoliv dalšího, co vás k naší spolupráci bude ještě zajímat (NDA, způsob vyúčtování atp.). Já od vás také zjistím bližší informace, které budu ke své práci potřebovat, abychom zabránili případnému nedorozumění.

4. Nastavíme systém

Zahájíme spolupráci a nastavíme systém naší budoucí komunikace o jednotlivých úkolech. Vše doladíme tak, aby vám navržené nástroje a postupy byly co nejvíce k užitku. V případě, že budete potřebovat pomoci v rámci vašich programů nebo e-mailové komunikace, domluvíme se na vytvoření přístupů či založení schránky. Budu vám k dispozici, když budete mít další dotazy. Pokud by se vyskytly nějaké překážky, budu tady pro vás pro jejich řešení.

5. Delegujete

Posíláte mi úkoly ke zpracování a já je samostatně plním do předem stanoveného termínu. Vaše spokojenost a vzájemná důvěra je pro mě nezbytným předpokladem spolupráce. Budu ráda za otevřenost a zpětnou vazbu. Koncem každého sjednaného období vám zašlu fakturu společně s reportem o odpracovaných hodinách. Vždy platíte jen za skutečně odvedenou práci. Věřím, že budete mít radost z dosažených pokroků a úspěchů. 🙂

Zajímá vás více o spolupráci s virtuální asistentkou? Přečtěte si:

 

*P. S.: Pokud by vámi požadované činnosti k delegování nebyly v mých časových a/nebo profesních možnostech, ráda vám doporučím některou z mých kolegyň konkrétně vám schopnou pomoci.

FAQ

Neboli nejčastější otázky, které mi na téma virtuální asistence kladete – a odpovědi na ně 🙂

Virtualni asistentka FAQ

Na téhle stránce vám chci odpovědět na co nejvíce otázek, které vás na tohle téma napadají. Takže pokud zde nenajdete odpověď na tu svou otázku (nebo i více otázek), budu ráda, když mi ji napíšete (nebo je sepíšete) na e-mail vase@internetovasekretarka.cz. Předem děkuji a těším se na odpovídání na vaše dotazy 🙂

A teď už k otázkám, které mám zatím zpracované.

Co nebo kdo je to virtuální asistentka?

Virtuální asistentka, která se často označuje jen zkratkou VA, je člověk pracující většinou online, z domu, na dálku a na volné noze.

Zpracovává nejen administrativní úkoly (např. vytváření různých dokumentů, přepis psaného textu nebo mluveného slova, plánování schůzek a hlídání termínů), které na ni delegují ostatní podnikatelé nebo firmy, ale v současné době čím dál tím více vykonává také práce technického rázu (např. správa webu / e-shopu) nebo z oblasti internetového marketingu (např. copywriting, správa sociálních sítí, rozesílání newsletterů).

Proč virtuální asistentka?

A ještě k tomu označení virtuální asistentka. Tohle slovní spojení se prostě už nějakou dobu používá taky pro lidi 🙂

Opravdu, první člověčí virtuální asistentka se objevila už v roce 1996. Zajímá vás, jak k tomu došlo? Přečtěte si můj článek o příběhu Anastacie Brice. A nedávno se o virtuální asistentky zajímali i novináři v České televizi a natočili o tom reportáž.

Setkal jsem se i s názvy externí nebo online asistentka. To je taky virtuální asistentka?

Ano, virtuální asistentky se označují taky termíny jako externí asistentka, asistentka na dálku, internetová asistentka nebo online asistentka.

Co virtuální asistentka dělá?

Jak už jsem psala výše, v současné době už to není jen zpracování administrativy online. Další obory činností, které na VA podnikatelé a firmy dnes již běžně delegují, jsou velice pestré – od tvorby a správy databáze kontaktů přes zákaznickou podporu a zákaznický servis až po psaní PR článků, textů na blogy, příspěvků na sociální sítě apod.

A protože záběr možných činností pro delegování je opravdu široký, virtuální asistentky se většinou profilují jen na několik (2-3) oblastí, případně se specializují pouze na 1 pro ně stěžejní.

Kde najdu virtuální asistentku?

Samozřejmě na internetu 🙂 Můžete googlit přes klíčová slova „virtuální asistentka„, „online asistentka“ nebo „externí asistentka„. Konkrétněji na ni narazíte třeba v tématických skupinách na Facebooku, ale i na pracovních portálech nebo na LinkedInu. Virtuálních asistentek dnes působí již celá řada, takže rozhodně máte z čeho vybírat a zvolit si takovou, která se specializuje na úkoly, jež potřebujete předat.

Jak jí mám zadávat práci?

Způsob delegování úkolů si nastavíte při bližším jednání. Mezi standardní postupy pro vzájemnou komunikaci jako takovou patří e-mail či telefon, případně videohovory např. přes Google Meet, Microsoft Teams, Skype nebo Zoom.

Detaily jednotlivých úkolů pak můžete do budoucna sdílet přes aplikaci pro řízení projektů. Takovýchto chytrých aplikací už je dnes na trhu celá řada, já osobně mám zkušenost s několika z nich a ráda s vámi proberu, která by pro vás byla ta nejvhodnější (na základě vašich možností a potřeb).

3 opravdu dobré důvody, proč delegovat

Fakt se mi to delegování vyplatí? Co když jen přijdu o čas, peníze, know-how…? Chápu, že vám hlavou běží nejrůznější obavy, když přemýšlíte nad tím, že byste část svých úkolů svěřili někomu jinému. Existuje však několik osvědčených a opravdu dobrých důvodů, proč se vyplatí delegovat.

Delegování úkolů na někoho jiného je zpočátku těžké, stejně jako jiné nové dovednosti, když si je osvojujete.

Delegování práce virtuální asistentce

U předání práce někomu dalšímu vás navíc může blokovat třeba strach, že neudělá zadanou práci tak dobře jako vy. Nebo ji dodá pozdě. Můžete se bát taky toho, že někoho zaučíte, a on vaše know-how použije jinde (nedejbože u konkurence). Všechny tyhle obavy jsou pochopitelné a samozřejmě je potřeba si pro delegování vybrat spolehlivého a prověřeného partnera. Jak? O tom si povíme více v některém z příštích dílů.

3 plusy delegování

Nyní se však vraťme k delegování jako takovému. Jakmile si celý proces osvojíte, tak stejně jako každá nová užitečná dovednost vám najednou přinese do života několik zásadních výhod. Což jsou zároveň i ony 3 opravdu dobré důvody, proč delegovat. 🙂

1. Přestanete dělat úkoly, které vás zdržují od práce skutečně důležité, klíčové pro rozvoj firmy

Když máte firmu, zejména malou firmu, často musíte sedět na mnoha židlích najednou. Pracujete od nevidím do nevidím, abyste všechno stihli. Nekonečný seznam úkolů, pouze dva nebo možná tři skutečně o tom, o čem jste kdysi snili, že budete jako podnikatel dělat. Kromě toho jste taky svou účetní, asistentkou, správcem webu nebo sociálních sítí… Ale když za vás tyhle „úkoly okolo“ někdo převezme, můžete se věnovat těm dvěma či třem klíčovým. A taky se připravíte na situace související s rozvíjením firmy. 🙂

Ne nadarmo se říká, že čas jsou peníze. Čas získaný delegováním najednou můžete využít na činnosti, které vaší firmě přináší reálné výsledky. Pracujete NA svém byznysu (a ne VE svém byznysu jako „zaměstnanci svého podnikání“).

Delegováním úkolů s příslušným nastavením procesů budete zároveň připraveni na situaci, kdy poptávka po vašich službách roste a váš úspěch (v porovnání s fungováním v módu „všechno zvládnu sám“) nebude limitován. Protože při dobře nastavených procesech můžete v klidu delegovat i na více parťáků najednou, když práce přibývá.

Delegování úkolů asistentkám

2.  Neustále si zpřesňujete, na co je nejlepší zaměřit pozornost, a tomu se budete věnovat na 100 %

Tohle je podle mě obrovská přidaná hodnota delegování. Současně s ním si neustále zpřesňujete vaše priority, naučíte se oddělit podstatné úkoly od těch méně podstatných, skutečně důležité od těch ne až tak důležitých.

Nevíte, jak na to? Tip pro začátek:

Na papír si sepište seznam veškerých úkolů, které zahrnuje vaše práce. Zaměřte se i na ty nejmenší detaily jako jsou třeba zatřídění dokumentů nebo vyřizování e-mailů. Soubor všech úkolů si následně rozdělíte jako na semaforu:

  • Červené (stopka, blokuje vás) – úkoly zabírající spoustu času, které ale vaši firmu dopředu příliš neposouvají. Může se jednat o rutinní práce či úkoly, drobná rozhodnutí vyplývající z předchozích zkušeností, řešení opakujících se problémů nebo činností.
  • Oranžové (už se to rozjíždí) – úkoly, které jsou specializovanější, ale ve skutečnosti nejsou důvodem, proč jste se pouštěli do podnikání. Jsou důležité pro to, aby váš byznys vydělával, ale naučit se jim opravdu dobře vám zabere více času než si můžete dovolit ztratit. Jedná se třeba o marketing na sociálních sítích, SEO, vedení blogu, aktualizaci e-shopu.
  • Zelené (a jedete!) – úkoly, které jsou důvodem, proč jste vybudovali vaši firmu. Jsou vaší předností, vaší vášní, tím, co vás pohání, u nichž se cítíte skutečně nadšení. A těch byste se měli držet především, protože plnění právě těchto úkolů je tím, čím přímo přispíváte k úspěchu vašeho podnikání.

Tohle „světelné rozlišení“🙂 se stane vaším výchozím opěrným bodem, z něhož se rozhodnete, co skutečně musíte udělat vy sami a co může udělat někdo jiný. Kromě zelených úkolů byste si měli ponechat pouze úkoly, které jsou natolik důležité, že nad nimi chcete mít absolutní kontrolu, strategická a personální rozhodnutí a věci obsahující důvěrné informace, jež nechcete sdílet ani v případě podepsání NDA.

3. Dále se zdokonalujete ve vašich klíčových úkolech

Když předáte rutinní úkoly, které je třeba udělat, ale vám zpravidla nepřináší žádnou radost, a i třeba jen část těch specializovanějších, v nichž mívají virtuální asistentky zpravidla dobré zkušenosti, snadněji se zaměříte na úkoly klíčové a důležité pro růst vaší firmy.

Díky předání ostatních úkolů se v této zásadní práci dále zlepšujete. Vzhledem k tomu, že jde o práci, které jste se vždycky chtěli věnovat (ale předtím na ni nebylo tolik času), a vy se jí teď věnujete skutečně naplno, neustále si zpřesňujete, na co je nejlepší zaměřit pozornost, ve vašich klíčových úkolech se zdokonalujete. Současně s tím bude růst vaše firma a vy konečně převezmete otěže nad svým podnikáním.

Delegování práce usnadní podnikání

 

Delegování pro úspěšnější podnikání a šťastnější život

Naučit se delegovat práci samozřejmě chvilku trvá. Někdo se nejprve učí důvěřovat lidem, jiný se pere se systémem zadávání úkolů, každý to máme jinak. Vše bývá otázkou i několika týdnů či měsíců.

Nicméně s každým dalším úkolem, který se vám podaří delegovat, se v této dovednosti zlepšujete. Zároveň umožníte parťákům, na které delegujete, zažít pocit z dobře vykonané a smysluplné práce. Celkově se pak vaše podnikání stává mnohem zábavnější činností, přispívá k vaší seberealizaci a ke šťastnějšímu životu. Kromě více času na rozvoj byznysu budete mít totiž najednou taky víc volného času na rodinu, koníčky, vzdělávání…

Nebojte se vyzkoušet něco nového. Delegujte. Protože delegování se vyplatí.🙂

Seriál: Delegování pro více z podnikání

Zkoušíte rádi novinky? Co říkáte na delegování práce virtuální asistentce? Uvažujete-li o tom, co byste ze své práce mohli delegovat někomu jinému, možná nastal ten správný čas začít. Nejspíš si ale kladete otázku: Jak? A opravdu se mi to vyplatí?

Proč bych měl/a něco ze své práce předávat někomu jinému? Co z toho budu mít? To vám nejspíš běží hlavou, když narazíte na téma delegování práce někomu jinému – a navíc na dálku.

Delegování práce virtuální asistentce

Ale když už téhle myšlence popřejete sluchu a o delegování začnete uvažovat, vyrojí se celá řada dalších otázek, například:

Jakou práci vlastně delegovat?
Jak správně delegovat?

Ruku v ruce s otázkami mohou přijít i obavy, třeba:

Co když práci neodvede tak, jak bych chtěl/a?
Co když práci dodá pozdě, nebo ji nedodá vůbec?
A nebudou to celkově jen další starosti navíc?

Jen to zkusit – a zažít ten osvobozující pocit

Tyto i jiné obavy jsou pochopitelné, mozek nám přirozeně podsouvá strach z neznámého. Já se třeba bojím seskočit padákem :-), i když mi něco říká, že kdybych oslovila zkušeného odborníka a konečně si seskok vyzkoušela (protože i přes dotěrné obavy mě tenhle zážitek prostě láká), bylo by to bezva a zjistila bych, že se nemám vůbec čeho bát. 

Stejně tak je to s delegováním práce. Dokud si nevyzkoušíte aspoň jeden jediný úkol předat jinému člověku (pochopitelně takovému, ke kterému pocítíte důvěru a najdete odvahu mu danou práci svěřit – a v oboru virtuální asistence máte již dnes široký výběr), nikdy nezažijete ten osvobozující pocit, že máte konečně ČAS na to, čemu se skutečně chcete věnovat. A že jste předtím měli strach zbytečně. Jen to zkusit – tak jako se já nakonec rozhoupu k tomu seskoku.

Rozvoj vašeho plného potenciálu v podnikání

Protože je téma delegování mému srdíčku blízké, považuju ho za reálnou pomoc v rozvoji plného potenciálu mnoha podnikatelů, rozhodla jsem se sepsat takový mini-seriál o delegování práce externí asistentce. Takže, v seriálu „Delegování pro více z podnikání“ vám postupně ukážu:

1. Několik opravdu dobrých důvodů, proč se vyplatí delegovat.
2. Co vše můžete dnes delegovat na virtuální asistentky.
3. Jak správně delegovat. Tipy, triky, rady, informace.

Na jednotlivé díly se můžete těšit v následujících týdnech. A pokud by vás (nejen) k delegování práce virtuální asistentce napadlo jakékoli další téma, neváhejte mě kontaktovat, abychom vše společně prodiskutovali.

Jak spolupracují virtuální asistentka a cestovka? 1. část

Virtuální asistentka může pro cestovní kancelář zařizovat rezervace, vyřizovat objednávky, překládat ceníky. E-mailem, telefonicky. Rychle.

Práce v cestovní kanceláři zahrnuje hodně činností. Kupu věcí, co je potřeba zařídit, vyjednat, zaurgovat. Obzvlášť v menší cestovce, kde je na všechno často člověk sám, narůstá seznam aktivit, které by se hodily delegovat na někoho jiného. Majitelka CK Libuše Travel si tohle uvědomila, a přesunula na mne komunikaci se zahraničními partnery.

Externí rezervační oddělení

Prioritou Libuše Sládečkové je samozřejmě postarat se o klienty a o prodej. Dobře však ví, že někdo taky musí být v „administrativním zázemí“, komunikovat s obchodními partnery v zahraničí, dělat u nich rezervace, vyřizovat objednávky, aktualizovat ceníky, překládat nabídky… A protože zatím nemá kapacitu na vlastní rezervační oddělení, kde by seděl minimálně jeden člověk na plný úvazek, najala si na vyřizování těchto činností virtuální asistentku 🙂

A tak jsem se jako virtuální asistentka ocitla ve svém živlu, v cestovním ruchu. Administrativní práce v cestovní kanceláři mne moc a moc baví. Co všechno vyřizuji z pozice externího rezervačního oddělení? Jak už jsem zmínila výše, je toho fůra. Tak jsem se rozhodla ji v tomhle povídání rozdělit do dvou menších kupek.

V první fázi se věnuji činnostem, které jsou:

  • podkladem kvalitní nabídky pro klienty – vyžádání aktuálních ceníků a pečlivý překlad všeho, co má hotel/penzion/jiný partner v nabídce,
  • zárukou, že poptávka klientů na nabídku bude u zahraničního partnera ověřena, případně rovnou rezervována.

Překlady ceníků a rezervace (nejen) ubytování

Nejprve si tedy vyžádám ceníky, případně jiné aktuální nabídky, které následně přeložím (z angličtiny nebo němčiny). Dále zpracovávám poptávky od klientů CK, kteří chtějí rezervaci ubytování či jiných vybraných služeb u partnerů v zahraničí.

Probíhá to jednoduše: Cestovka mi založila samostatný e-mailový účet, přes který vyřídím vše potřebné. Pokud je potřeba, telefonuji. Zadané požadavky od CK, ať už na ceníky, nabídky, nebo rezervace pro klienty vyřizuji – samozřejmě a jak jinak – co nejrychleji 🙂

Povídání o druhé fázi přidám po Novém roce. Těšit se můžete na shrnutí toho, co následuje po rezervaci. Třeba jak probíhá objednávka nebo odbavení zájezdu.