Štítek: virtuální asistence

Virtuální asistence, díky které získáte konečně čas na rozvoj svého byznysu. Věnujte se naplno svému podnikání, delegujte úkoly online externí asistentce. Pravidelná, dlouhodobá spolupráce i jednorázová výpomoc. V každém případě platíte vždy pouze za skutečně odpracované minuty.

 

 

Co umí (4): Loom, Dropbox, Asana, Trello, Freelo, Teamwork, Basecamp

Chcete vašim spolupracovníkům nahrát důležité informace, ke kterým se mohou opakovaně vracet? Potřebujete spolehlivé rozhraní pro správu úkolů a organizaci projektů? Pročtěte si podrobnosti o aplikacích, které jsou pro to určeny.

Ve čtvrté části „Co umí“ se věnuji aplikaci Loom, což je šikovný online nástroj pro tvorbu informativního či vzdělávacího videa. Stačí jen poslat odkaz a adresát videa si jej díky tomu může opakovaně pouštět a vracet se k tomu, co je pro něj důležité. Pro uložení a sdílení potřebných (i velmi velkých) souborů pak skvěle poslouží Dropbox. Nakonec si posvítím na několik různých aplikací pro správu úkolů a organizaci projektů – konkrétně na Asanu, Trello, Freelo, Dropbox, Teamwork a Basecamp.

Loom (v angličtině)

Loom je aplikace, se kterou můžete nahrávat plochu počítače a zároveň natáčet sami sebe. Tato aplikace také umí nahrávat zvuky, které se přehrávají v počítači. Nejvíce se tento online nástroj uplatňuje v oblasti vzdělávání, je ale vhodný např. i při komunikaci s kolegy či zaměstnanci. Aplikace funguje na počítačích s operačním systémem Windows a iOS. Po natočení lze video upravit a následně jednoduše sdílet na sociálních sítích či přes e-mail pomocí URL adresy.

Ovládání je velmi snadné, a hlavně šetří mnoho času. Adresát si jej může přehrát kdykoliv, a i třeba několikrát po sobě. Aplikace Loom tak mnohdy nahrazuje online schůzky, kde je potřeba pouze svým kolegům sdělit důležité informace. Aplikaci lze využít i zdarma, ale dostupných je maximálně 25 videí na uživatele a video může být o délce maximálně pěti minut. Ve verzi Business a Enterprise máte v ceně řadu prémiových funkcí. Je dostupné neomezené úložiště, neomezená délka záznamu či můžete využít nástroje pro kreslení.

Dropbox (v angličtině)

Dropbox je jedna z nejstarších cloudových služeb, která slouží k ukládání souborů. Dropbox si můžete nainstalovat nejen do svého počítače, ale i do svého chytrého telefonu. Velmi užitečné a praktické je, že se k Dropboxu můžete přihlásit odkudkoli a snadno se tak dostanete k potřebným souborům a můžete je sdílet s ostatními. Vše, co do Dropboxu nahrajete, je bezpečně šifrováno. I zde existuje bezplatná a placená verze. Jedním ze základních rozdílů je, že v bezplatné verzi máte k dispozici jen 2 GB úložiště, zatímco např. ve verzi Standard je k dispozici 5 TB. Dále při náhodném vymazání souborů poskytuje bezplatná verze 30denní obnovu, zatímco placená verze poskytuje na obnovu až 180 dní.

Asana, Trello, Freelo, Teamwork, Basecamp

Princip těchto aplikací je podobný, všechny slouží k organizaci projektů, avšak v některých funkcích se odlišují.

Asana (v angličtině)

Asana je aplikace vhodná pro správu úkolů a projektů pro společnosti jakékoliv velikosti. Pomáhá rozdělit projekty na jednotlivé úkoly a eviduje, jak dotyčný dané úkoly plní. Můžete tak vytvořit projekt pro několik lidí a vyměňovat si k tomu komentáře či potřebné soubory.

Trello (v češtině)

Trello je spíše vhodné pro společnosti menších rozměrů. Na jednom místě vidíte, kdo na čem pracuje a co je právě v procesu. Pro spolupracovníky mluvící česky také může být uživatelsky příjemnější, že rozhraní Trella je v češtině.

Freelo (v češtině)

Freelo využívají malé i velké firmy a velkou výhodou pro česky mluvící je, že je dostupné v jejich mateřštině. Tato aplikace sjednocuje veškerou klientskou komunikaci a zajišťuje komunikaci nejen s týmem, ale i s klienty. Každému jsou přiděleny úkoly v sekci To-Do listy, dále je možné komunikovat se spolupracovníky v otevřené diskuzi či si nastavit chytré upozornění na události, které se vás týkají.

Teamwork (v angličtině)

Teamwork je software k řízení projektů. Po spuštění aplikace vždy ihned vidíte všechny úkoly, které je potřeba udělat. Můžete si zde zaznamenávat i různé události a schůzky. Velmi užitečná je funkce My Day, kde vidíte, co vše vás daný den čeká, a také vidíte, kolik času zbývá do další schůzky a kolik tak máte času na vypracování daných úkolů. Ani kalendář v této aplikaci nechybí, můžete si ho zobrazit jako týdenní či měsíční. Pro týmovou práci je velmi přínosné zobrazení všech projektů a seznamu úkolů. Můžete tak jednoduše svým kolegům předat důležité informace ve zprávě či nahrát nějaké další dokumenty. Uživatelsky velmi přívětivá je možnost rychlého vyhledávání, kdy nemusíte procházet všechny projekty, ale okamžitě najdete to, co potřebujete. Opět zde existuje více verzí, které se liší zejména počtem možných projektů.

Basecamp (v angličtině)

Basecamp řadí úkoly dle rozsahu a dat konkrétním spolupracovníkům, díky čemuž pak nedochází k zbytečným nejasnostem. Uživatelsky výhodná je také technická podpora 24 hodin, 7 dní v týdnu.

5 tipů, jak si usnadnit delegování práce

O delegování práce na virtuální asistentky už jste něco slyšeli, chcete to zkusit, ale nevíte, jak se do toho pustit? Jak si delegování úkolů co nejvíce usnadnit? Podívejte se na 5 tipů, které vám v tom pomohou.

1. Uvědomte si své silné stránky a prioritní úkoly, o které se postaráte jen vy

Co je vaší hlavní zodpovědností, aby vám vaše podnikání přinášelo zisk? Neztrácíte zbytečně čas na úkolech, který by za vás zvládl vypracovat někdo jiný? Sepište si své silné stránky, na kterých vaše podnikání stojí a bez kterých by nemohlo vydělávat. Jaké priority na bázi denních, týdenních a měsíčních úkolů z vašich silných stránek vyplývají? Na ty se soustřeďte a co nejvíc z těch zbylých delegujte. Aby vám zbyla energie a čas na to důležité.

Tip pro sepsání seznamu úkolů a jejich rozdělení na nejdůležitější, důležité a méně důležité najdete v článku 3 opravdu dobré důvody, proč delegovat.

2. Vytvořte si pro delegování plán s postupy a procesy

Pokud vám ze seznamu úkolů k delegování vyplynou činnosti, které se často opakují, je dobré si každou z nich zmapovat po jednotlivých krocích a udělat si z nich checklist. Nic složitého, stručně a jednoduše v bodech sestavíte souhrn kroků do Wordu, Excelu nebo do online aplikace, kterou rádi používáte.

Pro delegování dané činnosti máte tak už připravený postup, a ten, na koho jej následně delegujete, jej při zpracování úkolu prochází, odškrtává si, co je hotovo a co je potřeba ještě zpracovat. Checklist vám zároveň pomůže se na danou činnost podívat s odstupem. Třeba vás při jeho sestavování napadne přeskupit jednotlivé kroky a celý postup zefektivnit. S každým dalším opakováním pak můžete už ve spolupráci s virtuální asistentkou postup vylepšovat a vaši práci díky zkušenostem a nápadům dalšího člověka celkově obohatit.

Takto promyšlené a předem připravené pokyny a postupy pro delegování vám dále pomohou nastavit si krok za krokem procesy, které povedou k finálnímu výsledku. Zohledněte v nich i různé možnosti řešení případných komplikací, které se mohou objevit, nachystejte si záložní plán, pokud něco nepůjde podle očekávání. Každopádně nyní máte vytvořený nástroj, jak snadno předat úkol i zkontrolovat práci druhého.

Při tvorbě plánu pro delegování se rovnou zamyslete také nad tím, k jakým dalším činnostem využijete ušetřený čas. Nemusí to být nutně jen další práce, pro podávání skvělých výkonů je také důležité relaxovat. 🙂

3. Zamyslete se nad výběrem parťáka

Při tvorbě plánu vám z něj vyplyne řada konkrétních úkolů, na jejichž plnění si můžete vyhledat specializované asistentky, které se zabývají právě tím, co potřebujete řešit.

Podrobněji se tímto tématem zabývám v článku 39 úkolů, které můžete předat virtuálním asistentkám: Příklady a tipy.

Pro vaši finanční představu takové spolupráce zkuste odhadnout, kolik vám každý z vytipovaných úkolů zhruba zabere času a porovnejte strávený čas s vaší hodinovou sazbou. Připočtěte i odhadovaný čas na zaučení externí asistentky – přičemž pokud už je specializovaná na úkoly, které potřebujete delegovat, nemělo by jít o nikterak velké množství času. Nakonec vše srovnejte s částkou, kterou by si v průměru za tolik a tolik hodin naúčtovala (ceník najdete na jejím webu) – a hned vidíte, jestli se vám daná činnost vyplatí delegovat, jestli odvedená práce vyjde levněji než kdybyste si ji dělali sami. Jedná-li se o opakované úkoly při dlouhodobé spolupráci, je to ještě zřejmější – protože jednorázové zaučení je v tomto případě rozhodně investicí, která se vám vrátí  -, nicméně mnohdy se výpomoc vyplatí i na jednorázové úkoly.

Mít alespoň hrubý odhad, na kolik hodin týdně/měsíčně budete pomoc online asistentky potřebovat, se vám vyplatí i z důvodu plynulejší komunikace s budoucí spolupracovnicí. Většina virtuálních asistentek pracuje pro několik klientů najednou, takže zpravidla chtějí předem vědět, na kolik hodin její služby využijete.

4. Nepodceňujte přesné zadání a ujasnění podmínek

Zde se opět opřete o svůj předtím již vytvořený plán. Když už jste popsali činnost krok za krokem, zaměřili se i na problematická místa, kde vznikají chyby, a jejich možná řešení, nastal čas na přesné zadání a ujasnění podmínek. Promluvte si s asistentkou o tom, zda všem bodům rozumí, sepište si dotazy a nejasnosti a vaše odpovědi na ně, vyjasněte případně i kontext úkolu – proč je co důležité udělat, jaký je smysl dané práce, co vám splněný úkol přinese, jak si představujete ideální výsledek. Domluvte se na potřebných nástrojích, které budete společně využívat – ať už se jedná o sdílenou aplikaci pro plánování a sledování průběhu úkolů, sdílení souborů např. přes Google Disk, přístupy do mailu, WordPressu či jiného interního systému, zkrátka na všem, co je potřeba zajistit k dokončení úkolu.

Přesné zadání a ujasnění podmínek vám do budoucna obrovsky pomohou, pokud byste delegovali na někoho dalšího. Vše máte jasně sepsané, připravené k předání a na zaučení nového parťáka strávíte méně času.

5. Stanovte termín splnění, ale i průběžné cíle

V neposlední řadě zvažte, v jakém časovém horizontu by měly být zadané úkoly splněny. Stanovení finálního termínu, stejně jako vymezení požadovaného výstupu hraje důležitou roli, a velmi vám v tom může pomoci, když určíte průběžné cíle s dílčími termíny. Sledování průběhu plnění úkolu a správné nasměrování k požadovanému výsledku je s nimi o moc jednodušší.

Na začátku spolupráce se vyplatí domluvit se s externí asistentkou, ať vám první úkoly posílá k náhledu po jejich rozpracování, a dejte jí k dosavadnímu zpracování zpětnou vazbu. Pomůže vám to lépe se sladit a delegování si nastavit podle vašich přestav. Zpětnou vazbou nešetřete ani v případě splnění průběžného cíle, a samozřejmě po dodání celkového výsledku. Bylo vše provedeno dle nastavených očekávání? Je potřeba ještě něco upravit, zapracovat, doladit?  Dejte to vědět. Zdokonalujete tím nejen práci toho, na koho delegujete, ale i své vlastní umění delegovat.

Jak poznáte, že delegování probíhá tak, jak má? Přináší vám úlevu, nikoli obavy

Už dříve jsem psala, že delegování je sám o sobě proces, který se učíme, na kterém pracujeme a který v čase pilujeme k dokonalosti. Vím, že vůbec to zkusit vyžaduje velkou odvahu. Ale jak řekl klasik:

„Pod našimi největšími obavami se často schovávají naše největší životní dary a nadání.“
John Gray

Odměnou za odvahu pustit se do toho a najít si správný postup vám bude nejen více času na důležité věci, více práce za kratší čas a lepší výsledky, ale také ten skvělý pocit, že vaše firma se konečně staví na vlastní nohy, stále častěji může fungovat i bez vás a vy se můžete jen radovat, že se nemusíte starat úplně o všechno sami.

Zajímají vás možnosti spolupráce s virtuální asistentkou? Přečtěte si více o tom, jak spolupráce probíhá, projděte si odpovědi na časté dotazy, případně mne neváhejte rovnou kontaktovat.

39 úkolů, které můžete předat virtuálním asistentkám: Příklady a tipy

Podnikáte už nějakou dobu. Jde to dobře, ale cítíte, že v něčem byste na tom mohli být líp. To něco je čas. Obzvlášť v dnešní covidové době, kdy nejspíš potřebujete víc času na rodinu. Jenže zároveň tím nechcete ochudit svůj byznys. Co s tím?

Klíčem k tomu, abyste měli za stejnou dobu hotovo víc práce, je některé úkoly předat někomu jinému. Schopnou pomocnicí se pro vaše podnikání může stát vhodná virtuální asistentka, která se specializuje právě na ty úkoly, jež zrovna potřebujete zpracovat. Přečtěte si, co vše už v dnešní době můžete delegovat na virtuální asistentky. Protože ta škála všech možných úkolů je opravdu pestrá.

A kde najdete specialistky na dané úkoly? Možností je celá řada. Čtěte více.

Delegování práce a úkolů na virtuální asistentky vám ušetří čas pro podnikání. Zdroj: Pexels.com
Delegování práce a úkolů na virtuální asistentky vám ušetří čas pro podnikání. Zdroj: Pexels.com

Delegovat se dnes dá díky virtuální době opravdu leccos. Na své podnikání už tak nemusíte být sami. Naopak – v online světě si můžete vybírat z mnoha parťáků pro své podnikání. Virtuální asistentky vám mohou pomoci váš byznys výrazně posunout a při jeho dalším rozvoji vám dále pomáhat. A protože v současnosti zpracovávají řadu různorodých úkolů (a nejedná se jen o klasickou administrativu), třeba zjistíte, že delegovat můžete i věci, o kterých jste si mysleli, že to nejde.

Virtuální asistence už dávno není jen o zpracování administrativy

Když byla prvně pojmenována činnost někoho jako virtuální asistence, psal se rok 1996. Internet byl tehdy v plenkách. První takto označená virtuální asistentka Anastacia Brice pomáhala podnikatelům především s plánováním cest a s jinými praktickými administrativními úkoly, které se daly zvládnout na dálku po telefonu a faxu. Rozvoj internetu však na sebe nenechal dlouho čekat a Anastacia si uvědomila, že „obvyklejší“ kancelářské postupy může kombinovat s veškerými dostupnými internetovými technologiemi.

Právě internetové technologie a moderní způsoby komunikace dnes hrají významnou roli při rozvoji byznysu mnoha podnikatelů. Už to není jen o pomoci v offline světě, protože ten online si žádá své. Takže virtuální asistence už dávno není jen o zpracování administrativy, ale často se pojí s praktickou pomocí třeba v online marketingu. Rádi byste, aby se o vašem podnikání dozvědělo víc lidí v online světě? A už se to valí – vytvoření a správa webových stránek, čtivé texty na webu, zajímavé příspěvky na sociálních sítích… naštěstí přesně na tyhle úkoly můžete mít po ruce parťáka, který vám s nimi pomůže. Následně může pomáhat s dalšími úkoly, které vzniknou, když poptávek začne přibývat.🙂

Růst byznysu, podnikání, pomoc, virtuální asistentky, delegování práce, úkolů
Růst byznysu (nejen v online světě) je mnohem snazší se spolehlivým parťákem vašeho podnikání. Zdroj: Pexels.com

Co vše můžete dnes delegovat na virtuální asistentky

Podívejme se tedy nyní na širší přehled úkolů, se kterými dnes virtuální asistentky podnikatelům běžně pomáhají. S upomínkou na Anastacii to vezmu od „obvyklejších“ kancelářských postupů (ale už napasovaných na moderní způsoby komunikace, ten fax raději vynechme 🙂) až po pomoc se specializovanými úkoly, které podnikání v době internetové vyžaduje.

Příklady úkolů k delegování na externí asistentky

  1. plánování schůzek
  2. hlídání termínů
  3. organizace kalendáře
  4. údržba vaší e-mailové schránky
  5. e-mailová i telefonická komunikace s klienty či obchodními partnery
  6. komunikace s úřady
  7. vyřizování pochůzek
  8. plánování cest a dovolené, až to bude zase možné (rezervace hotelů, restaurací, letenek)
  9. zařízení nákupů toho, co zrovna potřebujete (klidně i vstupenek na koncert, až zase půjde vyrazit za kulturou)
  10. fakturace, příprava podkladů, vystavování a sledování splatnosti faktur
  11. různá další pomoc s účetnictvím
  12. pomoc s personalistikou
  13. vedení kartoték
  14. přepis psaného textu nebo mluveného slova
  15. korektury a editace textů
  16. překlady a tlumočení
  17. organizace různých akcí (seminářů, workshopů, konferencí, oslav a jiných událostí)
  18. průzkum trhu
  19. různé další rešerše
  20. sledování výběrových řízení
  21. příprava nabídek a prezentací
  22. zpracování marketingových materiálů
  23. tvorba grafiky
  24. vytvoření databází možných partnerů, klientů, dodavatelů
  25. správa a údržba databáze kontaktů stále aktuální
  26. oslovování potenciálních obchodních partnerů a zákazníků
  27. zákaznický servis, komunikace se zákazníky
  28. správa vašich online chatů
  29. zastoupení v nepřítomnosti (např. přesměrování telefonních hovorů)
  30. tvorba a následná správa vašeho webu či e-shopu
  31. zapsání vaší firmy do online firemních katalogů
  32. další pomoc s linkbuildingem a SEO
  33. copywriting (obsahové texty na web, PR články, pravidelné blogové příspěvky, popisky produktů a kategorií na e-shopech apod.)
  34. příprava tiskových zpráv a komunikace s médii
  35. správa sociálních sítí (tvorba obsahu pro vaše sociální sítě, komunikace s fanoušky apod.)
  36. vedení diskusních fór, aktivní přispívání
  37. tvorba a rozesílání newsletterů
  38. vytváření různých promoakcí a promo videí
  39. pomoc s podcasty

Kromě této pestré palety všemožných úkolů můžete delegovat také úzce specializované činnosti týkající se například komunikace pouze v angličtině, němčině, francouzštině a jiných cizích jazycích nebo vyřizování různých technických služeb, certifikací a dalších úkolů vyžadujících specifické znalosti a zkušenosti. Záleží na tom, jaké pracovní zkušenosti má online asistentka za sebou – a na čem tedy může portfolio svých služeb vystavět a nabídnout je pro úsporu vašeho času a růstu vašeho byznysu.

Úspora času, růst byznysu, rozvoj podnikání
Čas, který ušetříte delegováním, využijete jak pro rozvoj svého podnikání, tak na svou rodinu, přátele, koníčky… Zdroj: Pixabay.com

A kde najdete specialistky na dané úkoly? Možností je celá řada:

  • od vlastních webů asistentek, které najdete ve vyhledávačích po zadání klíčových slov virtuální asistentka, externí asistenka nebo online asistentka
  • přes různé firemní katalogy (např. firmy.cz, navolnenoze.cz), pracovní portály či inzertní servery
  • až po vyhledání na sociálních sítích, zejména v tématických skupinách na dané síti

Online asistentka je podnikatel stejně jako vy

Doporučuji hledat takovou virtuální asistenku, která nabízí zpracování úkolů, s nimiž právě potřebujete pomoct. Požadujete-li jiné, další úkoly, porozhlédněte se po jiné externí asistentce – dnes už jich působí opravdu hodně, každá se specializuje na něco jiného a máte tedy z čeho vybírat.

Spojuje nás vždy to, že nejsme vaším zaměstnancem, ale podnikatelem stejně jako jste vy. A stejně jako vy víme, že kvalitně a efektivně odvedená práce se nám vrací ve spokojených zákaznících. Doporučení ostatních podnikatelů či reference na odvedenou práci asistentky vám tedy proto leccos napoví. Pokud je nemá, zkuste se poptat.

Znáte to: Ten umí to a ten zas tohle

Nikde také není psáno, že externí asistentku musíte mít pouze jednu. Znám podnikatele, kteří souběžně spolupracují se dvěma i se třemi asistentkami. Máte-li více různorodých úkolů k vyřízení, řekla bych, že se to vyplatí víc než čekat, že jedna asistentka zvládne všemožné činnosti, i ty, které jako svoji specializaci neuvádí.

Někdo umí skvěle fakturaci a účetnictví, další pomáhá s personalistikou, jiná se věnuje psaní a korekturám textů, další zase s nadšením spravuje sociální sítě. Nejsme všechny stejné, každou baví něco jiného. Nicméně jsme schopné se navzájem doporučit – když mi přijde poptávka na plnění úkolů, na které se nespecializuji, ráda ji předám vhodným kolegyním.

Předání práce, delegování úkolů, virtuální externí asistentka, online asistentka
Hledejte virtuální asistenku, která nabízí zpracování přesně těch úkolů, s nimiž právě potřebujete pomoct. Zdroj: Pexels.com

Jak se rozhodnout – co a na koho delegovat

Co se delegování práce na vhodnou asistentku týče, pečlivě si předem promyslete, jaké úkoly od své budoucí asistentky chcete zpracovávat. Zamyslete se nad svou prací, svým podnikáním a možnými body rozvoje nebo případnými žrouty času.

Související: Delegování pro více z podnikání: 3 opravdu dobré důvody, proč delegovat

Věci pro rozvoj a/nebo žrouty času si sepište a vyberte z nich ty top, o kterých víte, že váš byznys skutečně nakopnou – a nebo vám jej jako žrouti času podkopávají, a zároveň se dají dobře delegovat. To vám pomůže se rozhodnout na jaké schopnosti, dovednosti a nabízené služby asistentky se při výběru zaměřit. Přínosy dělby práce s vhodnými parťáky pak brzy pocítíte ve zvýšení efektivity a produktivity práce.

Uvažujete o delegování práce virtuální asistentce? Jaké z úkolů vhodných k delegování jsou pro vás ty top, a proč zrovna ony? Uvítám vaše komentáře a postřehy.

GDPR

Ochrana osobních údajů

Jste-li mým zákazníkem, návštěvníkem webu nebo odběratelem novinek, svěřujete mi své osobní údaje. Zodpovídám za jejich ochranu a zabezpečení. Ochranu osobních údajů považuji za klíčovou – je pro mne základním prvkem pro důvěryhodnost naší případné spolupráce.

Následující dokument vám předkládám pro ujasnění toho, jaké osobní údaje zpracovávám, proč a na jak dlouho je zpracovávám a jaká jsou vaše práva. Seznamte se, prosím, s ochranou osobních údajů, zásadami a právy, které máte v souvislosti s GDPR (Nařízení o ochraně osobních údajů).

Kdo je správce?

Jsem to já – Mgr. Michaela Divišová (IČ 75486717, sídlem Sladkovského 2388/44, 326 00 Plzeň – Východní Předměstí) a provozuji webové stránky www.internetovasekretarka.cz. Vaše osobní údaje zpracovávám jako správce, tj. určuji, jak budou osobní údaje zpracovávány a za jakým účelem, po jak dlouhou dobu a vybírám případné další zpracovatele, kteří mi se zpracováním budou pomáhat.

Kontaktní údaje

Pokud se na mě budete chtít v průběhu zpracování obrátit, jsem tu pro vás na e-mailu: vase@internetovasekretarka.cz.

Prohlášení

Prohlašuji, že jako správce vašich osobních údajů splňuji veškeré zákonné povinnosti vyžadované platnou legislativou, zejména zákonem o ochraně osobních údajů a GDPR, a tedy že:

  • budu zpracovávat vaše osobní údaje jen na základě platného právního důvodu, a to především oprávněného zájmu, plnění smlouvy, zákonné povinnosti či uděleného souhlasu,
  • plním dle článku 13 GDPR informační povinnost ještě před zahájením zpracování osobních údajů,
  • umožním vám a budu vás podporovat v uplatňování a plnění vašich práv podle zákona o ochraně osobních údajů a GDPR.

Rozsah osobních údajů a účely zpracování

Zpracovávám osobní údaje, které mi svěříte sami, a to z následujících důvodů (pro naplnění těchto účelů):

  • poskytování služeb, plnění smlouvy
    Vaše osobní údaje v rozsahu: jméno, příjmení, e-mail a tel. číslo, nezbytně potřebuji k plnění smlouvy (např. zaslání přístupů do aplikace, dodání služeb atd.).
  • vedení účetnictví
    Jste-li zákazníky, vaše osobní údaje (fakturační údaje) nezbytně potřebuji, abych vyhověla zákonné povinnosti pro vystavování a evidenci daňových dokladů.
  • marketing – zasílání newsletterů
    Vaše osobní údaje (e-mail, jméno a příjmení), pohlaví, na co klikáte v e-mailu a kdy je nejčastěji otevíráte, využívám za účelem přímého marketingu – zasílání obchodních sdělení. Jste-li mým zákazníkem, činím tak z oprávněného zájmu, neboť důvodně předpokládám, že vás moje novinky zajímají, a to po dobu, než se sami odhlásíte. Pokud nejste mým zákazníkem, zasílám vám newslettery jen na základě vašeho souhlasu, po dobu, než se sami odhlásíte. V obou případech můžete tento souhlas odvolat použitím odhlašovacího odkazu v každém zaslaném e-mailu.
  • pokročilý marketing na základě souhlasu
    Pouze na základě vašeho souhlasu vám můžu zasílat také inspirující nabídky třetích osob nebo využít e-mailovou adresu např. pro remarketing a cílení reklamy na Facebooku, a to po dobu, než se sami odhlásíte. Souhlas lze samozřejmě kdykoli odvolat prostřednictvím našich kontaktních údajů.
  • fotografická dokumentace, reference, živé akce, workshopy
    Pouze na základě vašeho souhlasu můžu využít vaše fotografie, reference, zpětné vazby apod., a to do doby, než souhlas sami odvoláte.

Vaše osobní údaje si ponechávám po dobu běhu promlčecích lhůt, pokud zákon nestanoví delší dobu k jejich uchování nebo jsem v konkrétních případech neuvedla jinak.

Cookies

Při procházení mých webových stránek zaznamenávám vaši IP adresu, jak dlouho se na stránce zdržíte a ze které stránky přicházíte. Používání cookies pro měření návštěvnosti webu a přizpůsobení zobrazení webových stránek vnímám jako svůj oprávněný zájem správce, neboť věřím, že díky tomu vám můžu nabídnout ještě lepší služby.

Cookies pro cílení reklamy budou zpracovávány jen na základě vašeho souhlasu.

Moje webové stránky lze procházet také v režimu, který neumožňuje sbírání osobních údajů. Používání cookies můžete na svém počítači zakázat.

Zabezpečení a ochrana osobních údajů

Chráním osobní údaje v maximální možné míře pomocí moderních technologií, které odpovídají stupni technického rozvoje. Chráním je, jako by byly moje vlastní. Přijala jsem a udržuji veškerá možná (aktuálně známá) technická a organizační opatření, která zamezují zneužití, poškození nebo zničení vašich osobních údajů.

Předání osobních údajů třetím osobám

K vašim osobním údajům mají přístup moji spolupracovníci. Pro zajištění konkrétních zpracovatelských operací, které nedokážu zajistit vlastními silami, využívám služeb a aplikací zpracovatelů, kteří umí data ochránit ještě lépe než já a na dané zpracování se specializují. Jsou to poskytovatelé následujících platforem: G Suite, Facebook, Toggl, Fakturoid.

Je možné, že se v budoucnu rozhodnu využít další aplikace či zpracovatele, pro usnadnění a zkvalitnění zpracování. Slibuji vám však, že v takovém případě při výběru budu na zpracovatele klást minimálně stejné nároky na zabezpečení a kvalitu zpracování jako na sebe.

Předávání dat mimo Evropskou unii

Data zpracovávám výhradně v Evropské unii nebo v zemích, které zajišťují odpovídající úroveň ochrany na základě rozhodnutí Evropské komise.

Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů

V souvislosti s ochranou osobních údajů máte řadu práv. Pokud budete chtít některého z těchto práv využít, prosím, kontaktujte mě prostřednictvím e-mailu: vase@internetovasekretarka.cz.

Máte právo na informace, které je plněno již touto informační stránkou se zásadami zpracování osobních údajů.

Díky právu na přístup mě můžete kdykoli vyzvat a já vám doložím ve lhůtě 14 dní, jaké vaše osobní údaje zpracovávám a proč.

Pokud se u vás něco změní nebo shledáte své osobní údaje neaktuálními nebo neúplnými, máte právo na doplnění a změnu osobních údajů.

Právo na omezení zpracování můžete využít, pokud se domníváte, že zpracovávám vaše nepřesné údaje, domníváte se, že provádím zpracování nezákonně, ale nechcete všechny údaje smazat nebo pokud jste vznesl/a námitku proti zpracování.
Omezit můžete rozsah osobních údajů nebo účelů zpracování. (Např. odhlášením z newsletteru omezujete účel zpracování pro zasílání obchodních sdělení.)

Právo na přenositelnost
Pokud byste chtěli své osobní údaje vzít a přenést k někomu jinému, budeme postupovat stejně jako při využití práva na přístup – jen s tím rozdílem, že vám informace dodám ve strojově čitelné podobě. Tady potřebuji alespoň 30 dní.

Právo na výmaz (být zapomenut)
Vaším dalším právem je právo na výmaz (být zapomenut). Nechci na vás zapomenout, ale pokud si to budete přát, máte na to právo. V takovém případě vymažu veškeré vaše osobní údaje ze svého systému i ze systému všech dílčích zpracovatelů a záloh. Na zajištění práva na výmaz potřebuji 30 dní.

V některých případech jsem vázána zákonnou povinností a např. musíme evidovat vystavené daňové doklady po lhůtu stanovenou zákonem. V tomto případě tedy smažu všechny takové osobní údaje, které nejsou vázány jiným zákonem. O dokončení výmazu vás budu informovat e-mailem.

Stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů
Pokud máte pocit, že s vašimi údaji nezacházím v souladu se zákonem, máte právo se se svou stížností kdykoli obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ). Budu moc ráda, pokud nejprve budete o tomto podezření informovat mě, abych s tím mohla něco udělat a případné pochybení napravit.

Odhlášení ze zasílání newsletterů a obchodních sdělení
E-maily s inspirací, články či produkty a službami vám zasílám, jste-li můj zákazník na základě mého oprávněného zájmu.

Pokud zákazníkem ještě nejste, posílám vám je jen na základě vašeho souhlasu. V obou případech můžete ukončit odběr mých e-mailů kliknutím na odhlašovací odkaz v každém zaslaném e-mailu.

Mlčenlivost

Dovoluji si vás ujistit, že jak já, tak moji spolupracovníci, kteří budou zpracovávat vaše osobní údaje, jsme povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení vašich osobních údajů. Tato mlčenlivost přitom trvá i po skončení závazkových vztahů s námi. Bez vašeho souhlasu nebudou vaše osobní údaje vydány žádné jiné třetí straně.

Děkuji vám za čas, který jste strávili přečtením zásad zpracování osobních údajů.

Tyto zásady zpracování osobních údajů platí od 25. 1. 2020.

Jak probíhá spolupráce

1. Kontaktujete mě

Jestliže jste dospěli k rozhodnutí, že některé své činnosti už opravdu nutně potřebujete delegovat, neváhejte mě kontaktovat. E-mailem, telefonicky, přes kontaktní formulář. Nebo mi napište na LinkedInu, případně na Facebooku. Sdělte mi prosím činnosti, které byste chtěli delegovat. Dám vám vědět zpátky, zda je v mých možnostech vám pomoci a jak.*

2. Probereme, co potřebujete

Pokud vám budu schopná pomoci, domluvíme si úvodní konzultaci. V dohodnutý termín se zkontaktujeme telefonicky nebo online (přes Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Skype, Messenger nebo WhatsApp) a probereme konkrétní možnosti spolupráce.

3. Domluvíme detaily

Podle rozsahu poptávky a náročnosti úkolů vypracuji cenovou nabídku. V případě, že se domluvíme na spolupráci, sejdeme se spolu nad seznamem vašich úkolů a domluvíme se, co a v jakém rozsahu na mě budete delegovat. Společně probereme cokoliv dalšího, co vás k naší spolupráci bude ještě zajímat (NDA, způsob vyúčtování atp.). Já od vás také zjistím bližší informace, které budu ke své práci potřebovat, abychom zabránili případnému nedorozumění.

4. Nastavíme systém

Zahájíme spolupráci a nastavíme systém naší budoucí komunikace o jednotlivých úkolech. Vše doladíme tak, aby vám navržené nástroje a postupy byly co nejvíce k užitku. V případě, že budete potřebovat pomoci v rámci vašich programů nebo e-mailové komunikace, domluvíme se na vytvoření přístupů či založení schránky. Budu vám k dispozici, když budete mít další dotazy. Pokud by se vyskytly nějaké překážky, budu tady pro vás pro jejich řešení.

5. Delegujete

Posíláte mi úkoly ke zpracování a já je samostatně plním do předem stanoveného termínu. Vaše spokojenost a vzájemná důvěra je pro mě nezbytným předpokladem spolupráce. Budu ráda za otevřenost a zpětnou vazbu. Koncem každého sjednaného období vám zašlu fakturu společně s reportem o odpracovaných hodinách. Vždy platíte jen za skutečně odvedenou práci. Věřím, že budete mít radost z dosažených pokroků a úspěchů. 🙂

Zajímá vás více o spolupráci s virtuální asistentkou? Přečtěte si:

 

*P. S.: Pokud by vámi požadované činnosti k delegování nebyly v mých časových a/nebo profesních možnostech, ráda vám doporučím některou z mých kolegyň konkrétně vám schopnou pomoci.

FAQ

Neboli nejčastější otázky, které mi na téma virtuální asistence kladete – a odpovědi na ně 🙂

Virtualni asistentka FAQ

Na téhle stránce vám chci odpovědět na co nejvíce otázek, které vás na tohle téma napadají. Takže pokud zde nenajdete odpověď na tu svou otázku (nebo i více otázek), budu ráda, když mi ji napíšete (nebo je sepíšete) na e-mail vase@internetovasekretarka.cz. Předem děkuji a těším se na odpovídání na vaše dotazy 🙂

A teď už k otázkám, které mám zatím zpracované.

Co nebo kdo je to virtuální asistentka?

Virtuální asistentka, která se často označuje jen zkratkou VA, je člověk pracující většinou online, z domu, na dálku a na volné noze.

Zpracovává nejen administrativní úkoly (např. vytváření různých dokumentů, přepis psaného textu nebo mluveného slova, plánování schůzek a hlídání termínů), které na ni delegují ostatní podnikatelé nebo firmy, ale v současné době čím dál tím více vykonává také práce technického rázu (např. správa webu / e-shopu) nebo z oblasti internetového marketingu (např. copywriting, správa sociálních sítí, rozesílání newsletterů).

Proč virtuální asistentka?

A ještě k tomu označení virtuální asistentka. Tohle slovní spojení se prostě už nějakou dobu používá taky pro lidi 🙂

Opravdu, první člověčí virtuální asistentka se objevila už v roce 1996. Zajímá vás, jak k tomu došlo? Přečtěte si můj článek o příběhu Anastacie Brice. A nedávno se o virtuální asistentky zajímali i novináři v České televizi a natočili o tom reportáž.

Setkal jsem se i s názvy externí nebo online asistentka. To je taky virtuální asistentka?

Ano, virtuální asistentky se označují taky termíny jako externí asistentka, asistentka na dálku, internetová asistentka nebo online asistentka.

Co virtuální asistentka dělá?

Jak už jsem psala výše, v současné době už to není jen zpracování administrativy online. Další obory činností, které na VA podnikatelé a firmy dnes již běžně delegují, jsou velice pestré – od tvorby a správy databáze kontaktů přes zákaznickou podporu a zákaznický servis až po psaní PR článků, textů na blogy, příspěvků na sociální sítě apod.

A protože záběr možných činností pro delegování je opravdu široký, virtuální asistentky se většinou profilují jen na několik (2-3) oblastí, případně se specializují pouze na 1 pro ně stěžejní.

Kde najdu virtuální asistentku?

Samozřejmě na internetu 🙂 Můžete googlit přes klíčová slova „virtuální asistentka„, „online asistentka“ nebo „externí asistentka„. Konkrétněji na ni narazíte třeba v tématických skupinách na Facebooku, ale i na pracovních portálech nebo na LinkedInu. Virtuálních asistentek dnes působí již celá řada, takže rozhodně máte z čeho vybírat a zvolit si takovou, která se specializuje na úkoly, jež potřebujete předat.

Jak jí mám zadávat práci?

Způsob delegování úkolů si nastavíte při bližším jednání. Mezi standardní postupy pro vzájemnou komunikaci jako takovou patří e-mail či telefon, případně videohovory např. přes Google Meet, Microsoft Teams, Skype nebo Zoom.

Detaily jednotlivých úkolů pak můžete do budoucna sdílet přes aplikaci pro řízení projektů. Takovýchto chytrých aplikací už je dnes na trhu celá řada, já osobně mám zkušenost s několika z nich a ráda s vámi proberu, která by pro vás byla ta nejvhodnější (na základě vašich možností a potřeb).

Jak spolupracují virtuální asistentka a cestovka? 2. část + Rozhovor

Virtuální asistentka specializovaná na cestovní ruch pomůže s realizací zájezdů od A do Z. Cestovní kancelář jí tak může zadat i vyřizování objednávek, kontrolu faktur a odbavení zájezdů.

V předchozí části jsem se zabývala vyžádáním a překladem nabídek a ceníků zahraničních partnerů. Dále vyřizováním rezervací pro klienty. A co následuje po rezervaci? Jak probíhá objednávka nebo odbavení zájezdu? + ROZHOVOR

Objednávky, kontroly faktur, odbavení zájezdů

Takže slibovaná druhá kupka činností je tady 🙂 Poté, co cestovce odešlu veškeré potřebné údaje o provedené rezervaci, ta zase vyřídí vše nezbytné s klientem. Jakmile má klientovu platbu, můžeme se vrhnout na objednávku.

U partnera v zahraničí tedy závazně potvrdím předchozí rezervaci. Doplním údaje, které potřebuje (o cestujících, o požadovaných službách apod.). Následně mi od něj přijde faktura, kterou zkontroluji. Pokud částka nesedí podle mých výpočtů, dále to s partnerem komunikuji, až se dobereme řešení. Jestliže vyfakturovaná částka souhlasí, posílám ji cestovce s poznámkou „za mě OK“. 🙂

A nakonec můžeme přistoupit k odbavení zájezdu. Když od cestovky dostanu avízo o platbě faktury zahraničnímu partnerovi, vytvořím voucher. Ten pošlu zaprvé do cestovní kanceláře, která už jej předá klientovi, aby se s ním prokázal při příjezdu. Zadruhé voucher posílám společně s avízem partnerovi, a ten potvrdí dokončení celého procesu.

„Vzájemná důvěra – to je to, co musí být základem spolupráce“

Oslovila jsem Libuši Sládečkovou, se kterou na realizaci zájezdů pro jednotlivce a skupiny spolupracuji od roku 2012. Požádala jsem ji, jestli by s námi mohla sdílet své zkušenosti s výpomocí virtuální asistentky v cestovním ruchu (to jako se mnou :-)). Souhlasila, a tak vám s velkou radostí přináším rozhovor s majitelkou CK Libuše Travel.

Jaký to je pocit, najednou delegovat část své práce někomu jinému?

Samozřejmě, že nejprve mám pocit vše kontrolovat. Ale u Míši jsem se velmi rychle přesvědčila, že ji kontrolovat nemusím, naopak sama mi připomíná termíny různých rezervací.

Co Ti virtuální asistentka usnadnila?

Určitě mi usnadnila jazykovou bariéru mezi CK a zahraničními dodavateli. Míša umí několik jazyků a má zkušenosti v psaní textů v cestovním ruchu. Hlídá nejen termíny rezervací, ale i správnost faktur, aby nám dodavatel skutečně účtoval jen to, co je dohodnuto a ne více.

Jak připravuješ podklady pro virtuální asistentku?

Velice jednoduše: důležité body sepíšu a pošlu mailem, případně ostatní doladíme telefonicky.

A jak na ni požadované úkoly nejčastěji deleguješ?

Vytvořila jsem jí služební mail, na který ji posílám úkoly. Pokud je něco prioritou, tak Míše zavolám. Většinou se jedná o navázání kontaktu s hotelem nebo jiným dodavatelem služeb, perfektní překlad jejich nabídky včetně cen, zadávání rezervace pro jednotlivce či skupinu osob, vyřizování různých dotazů (jídelníček, vstupenky, jízdenky na loď a další služby), potvrzení závazné objednávky, kontrola vyhotovené faktury, vytvoření voucheru, zajištění zpětné vazby. 

Co bys doporučila cestovce, která uvažuje o externí výpomoci?

Aby se externí výpomoci u Míši nebála. Míša je velice schopná a spolehlivá a hlavně mám v ní velkou důvěru. Vzájemná důvěra – to je to, co musí být základem spolupráce. 

Lidé mi někdy říkají, že nevědí, jak mají správně delegovat. Máš nějaký tip? Případně co dalšího by si podle Tvého názoru měla cestovní kancelář při takové spolupráci ohlídat?

Určitě by se měla CK podívat na reference asistentky. Míšu mohu s klidným svědomím doporučit každé cestovce, má několikaleté zkušenosti, mohu se na ni spolehnout i v krizových situacích, například pokud jsem v zahraničí, tak vím, že mám kolegyni na telefonu, která mi pomůže krizovou situaci zvládnout.

Anastacia Brice: Příběh první virtuální asistentky na světě

Oficiálně první virtuální asistentkou (VA) je Američanka Anastacia Brice. Ve světě se toho o ní ví hodně, u nás skoro nic. Přečtěte si její příběh poprvé v češtině!

Píše se rok 1996. Třiatřicetiletá Američanka Anastacia Brice pomáhá na dálku po telefonu a faxu osobnímu kouči Thomasu J. Leonardovi (Coach U). Jednoho dne, když spolu telefonicky hovoří, ji Leonard označí za svou „virtuální“ asistentku.

Zrod externího administrativního asistenta

Jak se k asistenci na dálku vůbec dostala? V roce 1992 odešla z klasického pracovního prostředí a založila si podnikání z domova, zprvu postavené zejména na plánování cest a jiné praktické výpomoci podnikatelům.

Anastacia Brice

Zdroj: anastaciabrice.com

Tak se jí v hlavě začala rodit vize o externím administrativním asistentovi: o člověku, který využívá veškerých dostupných internetových technologií v kombinaci s „obvyklejšími“ kancelářskými postupy. Uvědomila si, že díky moderním způsobům komunikace může pracovat odkudkoliv pro jakéhokoliv klienta kdekoli na světě.

AssistU, firma pro VA

Leonardovo pojmenování se Anastacii Brice líbí, a navíc se chce stát průkopníkem v oboru, který považuje za perspektivní. Začátkem roku 1997 byl publikován článek o její práci virtuální asistentky v magazínu The Secretary (nyní Office Pro), obchodní publikaci Mezinárodní asociace administrativních profesionálů.

Hned na jaře toho roku zakládá v Baltimoru ve státě Maryland první společnost pro virtuální asistentky, a tím dostává tato profese své oficiální označení. A rovněž zkratku – VA. Firma AssistU rychle roste, stejně jako se zrychluje technologický pokrok umožňující rozvoj činnosti asistentů na dálku. Mobilní telefon, a hlavně internet, jsou jejich alfou a omegou.

Mobilní telefon, a hlavně internet, jsou alfou a omegou VAA podnikání  Anastacie Brice má žně: školení, koučování, podpora a certifikace virtuálních asistentů, jejich následné propojení se zákazníky a doporučení pro klienty, kteří chtějí pracovat s VA, je na trhu novinkou, která by se dala označit jako spojení pokroku a poptávky.

Jak jinak než virtuálně

Intenzivní 20týdenní vzdělávací program pro virtuální asistentky nabízela Anastacia Brice až do roku 2011. Byl navržen – jak jinak – jako virtuální kurz na dálku, který byl na více než 900 stranách obsahu k dispozici každému vážnému zájemci.

V roce 2011 školení přepracovala na samostudium s mentorem „mezi čtyřma očima“ (Virtuální mentorský program). Její obchodní model vždy byl a je určen zejména pro ženy, kterým podle své filozofie pomáhá žít hluboce autentický život.

Odbornice na virtuální práci

Že se Anastacia Brice stala ve svém oboru opravdu průkopnicí, to doložily například ocenění VACOC InnoVAtive Award v letech 2006 a 2007 za průkopnickou práci a vedení v této oblasti. Ještě předtím, v roce 2002, byla nominována na ocenění Fast Company’s Fast 50.

Působila jako odbornice na virtuální práci v Mezinárodní asociaci pro solopreneury – neboli podnikatele podnikající sólo, tedy řídící si svůj byznys výhradně sami, na vlastní pěst.

Dnes je častým hostem v rádiích, ona a AssistU byly v souvislosti s virtuální asistencí uváděny v mnoha online a tištěných publikacích (mimo jiné třeba Time Magazine, BusinessWeek nebo The Wall Street Journal). Zmíněna byla také ve více než desítce knih, včetně proslulého Čtyřhodinového pracovního týdne, o kterém bych řekla, že povědomí o virtuálních asistentkách přinesl do České republiky vůbec nejvíc.

Virtuální asistenti v České televizi

Jak funguje služba virtuální asistentka, kterou využívá stále více lidí. Tuto otázku si nedávno položili také reportéři v České televizi a vydali se zjišťovat odpovědi.

Ceska-televize-virtualni-asistenti
Virtuální asistenti v pořadu Gejzír. Video otevřete kliknutím na obrázek

Mimo jiné zjistili, že virtuální asistenka dokáže naplánovat třeba i svatební cestu 🙂 A závěrem zazní shrnutí od podnikatelky, která služeb asistentky využívá, že pro ni je to bezesporu levnější a jednodušší varianta než klasická sekretářka zaměstnaná na plný úvazek v kanceláři.

Zajímá vás více? Mrkněte na celé video o virtuálních asistentech.

Správa webu/e-shopu

I když jsou neživé, tak stejně jako kytky potřebují naši láskyplnou péči, aby mohly vzkvétat a nést užitek. Weby a e-shopy. Takové virtuální květiny dnešní doby.

Láskyplná péče o váš web/e-shop

Weby a e-shopy ve své zahrádce z jedniček a nul ocení zkušeného zahradníka, který pro ně udělá to, co potřebují:

  • otextuje je – copywriting
  • případně přepíše už hotové texty – SEO copyediting
  • dohlédne na gramatiku a stylistiku – korektury textů
  • pravidelně přidává příspěvky na blog
  • aktualizuje další potřebné informace (ceníky, fotky apod.)
  • doplňuje nové a odstraňuje neaktuální produkty
  • upravuje, vkládá a aktualizuje ceny zboží
  • komunikuje se zákazníky e-shopu a návštěvníky webu
objednat

S těma internetama si rozumím

Pořídili jste si virtuální zahrádku, ale nestíháte na ní pracovat? A takový pracant není ani u vás ve firmě? Nebo je jich málo a taky už to nestíhají? Hledáte jiné řešení, než si na tuhle práci najímat pracovníka na plný úvazek?

Pak bych pro vás ideální volbou mohla být já. S lopatou a rýčem si sice zrovna moc nerozumím, zato s těma internetama jo. 🙂 Prohlédněte si můj ceník, napište mi, o jaké úkoly byste měli zájem a společně to určitě vymyslíme.