Přicházím se čtyřdílným seriálem „Co umí“, v němž se budu postupně věnovat zajímavým online nástrojům, vždy s přehledem toho nejdůležitějšího u každého z nich – na co je dobrý, v čem konkrétně ulehčí práci. Zároveň se jedná o nástroje, s nimiž jako virtuální asistentka pracuji, takže jsou osvědčené praxí. 😊
V první části „Co umí“ se blíže podíváme na LastPass – spolehlivou aplikaci pro správu hesel, 4 velmi užitečné nástroje od Google a na Todoist – přínosného pomocníka pro vytváření a správu to-do listů.
LastPass (v angličtině)
LastPass je aplikace pro správu hesel, která je zdarma a lze ji stáhnout jak do počítače, tak i do mobilního telefonu, jelikož funguje s operačním systémem iOS i Android. V této aplikaci si můžete bezpečně uložit všechna vaše uživatelská jména a hesla do trezoru. Last Pass ovšem má mnoho dalších funkcí, které jsou uživatelsky velmi přívětivé.
Jak LastPass funguje?
Všechna hesla, která si do aplikace napíšete, se uloží do trezoru, do kterého se přihlásíte pomocí jedinečného a komplikovaného hesla, které znáte pouze vy. Heslo je třeba s nikým nesdílet a bezpečně si ho někam zapsat, jelikož ani samotná aplikace vám při ztrátě hesla nepomůže a trezor vám neotevře. Všechna hesla jsou zašifrovaná, a tak ani v případě napadení serveru se nikdo k vašim heslům nedostane. LastPass také kontroluje sílu vašich hesel a případně doporučí změnu hesla.
Hlavní výhody
Je to velmi komfortní aplikace, jelikož už nemusíte řešit žádná zapomenutá hesla, ale vše máte na jednom místě bezpečně uložené. Dále LastPass velmi šetří čas, protože se okamžitě do aplikace přihlásíte z jakéhokoliv zařízení a ihned máte přístup ke všem heslům.
Google nástroje (v češtině)
Gmail
Gmail není jen tak obyčejný e-mail, ale má i řadu dalších užitečných funkcí. Velmi užitečná je funkce štítků, které vám pomohou si rozřadit e-maily podle důležitosti a tématu. Dále můžete využít funkci Google Search, díky které můžete vyhledat zprávu velmi rychle, a to jen pomocí zadání klíčových slov. Nevyžádanou poštu pouhým jedním kliknutím můžete zařadit do spamu a další e-maily od daného odesílatele se automaticky přesunou do nevyžádané pošty. Další výhodou je možnost nastavení odeslání e-mailů na konkrétní čas. E-maily si můžete vyřídit třeba o víkendu, ale nastavit odeslání až na pondělí. Všechny e-maily od daného adresáta se automaticky seskupí, a tak si můžete v případě potřeby snadno celou konverzaci chronologicky přečíst.
Disk a Dokumenty Google
Google poskytuje na Disku 15 GB úložiště všem svým uživatelům zcela zdarma. Můžete zde jednoduše ukládat soubory různých formátů, jako je .pdf, .docx či zvukové formáty, obrázky anebo i videa. Soubory můžete s kýmkoliv sdílet a umožnit dotyčným stažení.
Velmi praktická je aplikace Dokumenty Google, kde můžete soubory sdílet s více lidmi a provádět v nich úpravy. Dokumenty zde také můžete přímo vytvářet, a to jak textové, tak i tabulkové či prezentační.
Kalendář
Jedna z výhod je možnost mít více kalendářů. Můžete tak mít např. jeden pracovní, druhý osobní a třetí třeba na svátky a narozeniny. Všechny tyto kalendáře se vám pak zobrazí přehledně na jednom místě, a ještě si je můžete barevně odlišit, takže přehledně uvidíte, kde vás co čeká. Kalendář můžete s kýmkoliv sdílet a lze nastavit přístup pouze na prohlížení anebo i na úpravy. Tuto funkci velmi oceňují týmoví pracovníci. Aplikace si umí ve vašich e-mailových zprávách dohledat v textu obsažené časové údaje a najde-li konkrétní datum a čas, dá vám možnost jedním kliknutím si danou událost přidat do kalendáře. Skvělá je také možnost synchronizace s mobilním telefonem. Google Kalendář spolupracuje s Androidem a iOS.
Todoist (v češtině)
Todoist v základní verzi, která je zdarma, umožňuje vytvářet digitální seznamy úkolů a řadit je do různých kategorií. Je to velmi uživatelsky přívětivé, jelikož Todoist je dostupný pro všechny operační systémy, stolní počítače a chytré telefony. Můžete si také vytvořit seznam úkolů a sdílet ho s dalšími uživateli, což je užitečné zejména při práci na skupinových projektech. Todoist je vhodný jak na řízení pracovních záležitostí, tak i na rodinné úkoly.
V bezplatné verzi můžete vytvářet úkoly a mít až 5 aktivních projektů. Už v této verzi je tak velmi přínosný. Od loňského roku je navíc zdarma přístupná funkce štítků a filtrů, která se dříve mohla využívat jen v prémiové verzi, kdy stála 4 dolary měsíčně. V prémiové verzi můžete mít až 300 aktivních projektů a nastavit si podrobnější připomínky k daným úkolům.
