Štítek: delegování úkolů

Co umí (4): Loom, Dropbox, Asana, Trello, Freelo, Teamwork, Basecamp

Chcete vašim spolupracovníkům nahrát důležité informace, ke kterým se mohou opakovaně vracet? Potřebujete spolehlivé rozhraní pro správu úkolů a organizaci projektů? Pročtěte si podrobnosti o aplikacích, které jsou pro to určeny.

Ve čtvrté části „Co umí“ se věnuji aplikaci Loom, což je šikovný online nástroj pro tvorbu informativního či vzdělávacího videa. Stačí jen poslat odkaz a adresát videa si jej díky tomu může opakovaně pouštět a vracet se k tomu, co je pro něj důležité. Pro uložení a sdílení potřebných (i velmi velkých) souborů pak skvěle poslouží Dropbox. Nakonec si posvítím na několik různých aplikací pro správu úkolů a organizaci projektů – konkrétně na Asanu, Trello, Freelo, Dropbox, Teamwork a Basecamp.

Loom (v angličtině)

Loom je aplikace, se kterou můžete nahrávat plochu počítače a zároveň natáčet sami sebe. Tato aplikace také umí nahrávat zvuky, které se přehrávají v počítači. Nejvíce se tento online nástroj uplatňuje v oblasti vzdělávání, je ale vhodný např. i při komunikaci s kolegy či zaměstnanci. Aplikace funguje na počítačích s operačním systémem Windows a iOS. Po natočení lze video upravit a následně jednoduše sdílet na sociálních sítích či přes e-mail pomocí URL adresy.

Ovládání je velmi snadné, a hlavně šetří mnoho času. Adresát si jej může přehrát kdykoliv, a i třeba několikrát po sobě. Aplikace Loom tak mnohdy nahrazuje online schůzky, kde je potřeba pouze svým kolegům sdělit důležité informace. Aplikaci lze využít i zdarma, ale dostupných je maximálně 25 videí na uživatele a video může být o délce maximálně pěti minut. Ve verzi Business a Enterprise máte v ceně řadu prémiových funkcí. Je dostupné neomezené úložiště, neomezená délka záznamu či můžete využít nástroje pro kreslení.

Dropbox (v angličtině)

Dropbox je jedna z nejstarších cloudových služeb, která slouží k ukládání souborů. Dropbox si můžete nainstalovat nejen do svého počítače, ale i do svého chytrého telefonu. Velmi užitečné a praktické je, že se k Dropboxu můžete přihlásit odkudkoli a snadno se tak dostanete k potřebným souborům a můžete je sdílet s ostatními. Vše, co do Dropboxu nahrajete, je bezpečně šifrováno. I zde existuje bezplatná a placená verze. Jedním ze základních rozdílů je, že v bezplatné verzi máte k dispozici jen 2 GB úložiště, zatímco např. ve verzi Standard je k dispozici 5 TB. Dále při náhodném vymazání souborů poskytuje bezplatná verze 30denní obnovu, zatímco placená verze poskytuje na obnovu až 180 dní.

Asana, Trello, Freelo, Teamwork, Basecamp

Princip těchto aplikací je podobný, všechny slouží k organizaci projektů, avšak v některých funkcích se odlišují.

Asana (v angličtině)

Asana je aplikace vhodná pro správu úkolů a projektů pro společnosti jakékoliv velikosti. Pomáhá rozdělit projekty na jednotlivé úkoly a eviduje, jak dotyčný dané úkoly plní. Můžete tak vytvořit projekt pro několik lidí a vyměňovat si k tomu komentáře či potřebné soubory.

Trello (v češtině)

Trello je spíše vhodné pro společnosti menších rozměrů. Na jednom místě vidíte, kdo na čem pracuje a co je právě v procesu. Pro spolupracovníky mluvící česky také může být uživatelsky příjemnější, že rozhraní Trella je v češtině.

Freelo (v češtině)

Freelo využívají malé i velké firmy a velkou výhodou pro česky mluvící je, že je dostupné v jejich mateřštině. Tato aplikace sjednocuje veškerou klientskou komunikaci a zajišťuje komunikaci nejen s týmem, ale i s klienty. Každému jsou přiděleny úkoly v sekci To-Do listy, dále je možné komunikovat se spolupracovníky v otevřené diskuzi či si nastavit chytré upozornění na události, které se vás týkají.

Teamwork (v angličtině)

Teamwork je software k řízení projektů. Po spuštění aplikace vždy ihned vidíte všechny úkoly, které je potřeba udělat. Můžete si zde zaznamenávat i různé události a schůzky. Velmi užitečná je funkce My Day, kde vidíte, co vše vás daný den čeká, a také vidíte, kolik času zbývá do další schůzky a kolik tak máte času na vypracování daných úkolů. Ani kalendář v této aplikaci nechybí, můžete si ho zobrazit jako týdenní či měsíční. Pro týmovou práci je velmi přínosné zobrazení všech projektů a seznamu úkolů. Můžete tak jednoduše svým kolegům předat důležité informace ve zprávě či nahrát nějaké další dokumenty. Uživatelsky velmi přívětivá je možnost rychlého vyhledávání, kdy nemusíte procházet všechny projekty, ale okamžitě najdete to, co potřebujete. Opět zde existuje více verzí, které se liší zejména počtem možných projektů.

Basecamp (v angličtině)

Basecamp řadí úkoly dle rozsahu a dat konkrétním spolupracovníkům, díky čemuž pak nedochází k zbytečným nejasnostem. Uživatelsky výhodná je také technická podpora 24 hodin, 7 dní v týdnu.

5 tipů, jak si usnadnit delegování práce

O delegování práce na virtuální asistentky už jste něco slyšeli, chcete to zkusit, ale nevíte, jak se do toho pustit? Jak si delegování úkolů co nejvíce usnadnit? Podívejte se na 5 tipů, které vám v tom pomohou.

1. Uvědomte si své silné stránky a prioritní úkoly, o které se postaráte jen vy

Co je vaší hlavní zodpovědností, aby vám vaše podnikání přinášelo zisk? Neztrácíte zbytečně čas na úkolech, který by za vás zvládl vypracovat někdo jiný? Sepište si své silné stránky, na kterých vaše podnikání stojí a bez kterých by nemohlo vydělávat. Jaké priority na bázi denních, týdenních a měsíčních úkolů z vašich silných stránek vyplývají? Na ty se soustřeďte a co nejvíc z těch zbylých delegujte. Aby vám zbyla energie a čas na to důležité.

Tip pro sepsání seznamu úkolů a jejich rozdělení na nejdůležitější, důležité a méně důležité najdete v článku 3 opravdu dobré důvody, proč delegovat.

2. Vytvořte si pro delegování plán s postupy a procesy

Pokud vám ze seznamu úkolů k delegování vyplynou činnosti, které se často opakují, je dobré si každou z nich zmapovat po jednotlivých krocích a udělat si z nich checklist. Nic složitého, stručně a jednoduše v bodech sestavíte souhrn kroků do Wordu, Excelu nebo do online aplikace, kterou rádi používáte.

Pro delegování dané činnosti máte tak už připravený postup, a ten, na koho jej následně delegujete, jej při zpracování úkolu prochází, odškrtává si, co je hotovo a co je potřeba ještě zpracovat. Checklist vám zároveň pomůže se na danou činnost podívat s odstupem. Třeba vás při jeho sestavování napadne přeskupit jednotlivé kroky a celý postup zefektivnit. S každým dalším opakováním pak můžete už ve spolupráci s virtuální asistentkou postup vylepšovat a vaši práci díky zkušenostem a nápadům dalšího člověka celkově obohatit.

Takto promyšlené a předem připravené pokyny a postupy pro delegování vám dále pomohou nastavit si krok za krokem procesy, které povedou k finálnímu výsledku. Zohledněte v nich i různé možnosti řešení případných komplikací, které se mohou objevit, nachystejte si záložní plán, pokud něco nepůjde podle očekávání. Každopádně nyní máte vytvořený nástroj, jak snadno předat úkol i zkontrolovat práci druhého.

Při tvorbě plánu pro delegování se rovnou zamyslete také nad tím, k jakým dalším činnostem využijete ušetřený čas. Nemusí to být nutně jen další práce, pro podávání skvělých výkonů je také důležité relaxovat. 🙂

3. Zamyslete se nad výběrem parťáka

Při tvorbě plánu vám z něj vyplyne řada konkrétních úkolů, na jejichž plnění si můžete vyhledat specializované asistentky, které se zabývají právě tím, co potřebujete řešit.

Podrobněji se tímto tématem zabývám v článku 39 úkolů, které můžete předat virtuálním asistentkám: Příklady a tipy.

Pro vaši finanční představu takové spolupráce zkuste odhadnout, kolik vám každý z vytipovaných úkolů zhruba zabere času a porovnejte strávený čas s vaší hodinovou sazbou. Připočtěte i odhadovaný čas na zaučení externí asistentky – přičemž pokud už je specializovaná na úkoly, které potřebujete delegovat, nemělo by jít o nikterak velké množství času. Nakonec vše srovnejte s částkou, kterou by si v průměru za tolik a tolik hodin naúčtovala (ceník najdete na jejím webu) – a hned vidíte, jestli se vám daná činnost vyplatí delegovat, jestli odvedená práce vyjde levněji než kdybyste si ji dělali sami. Jedná-li se o opakované úkoly při dlouhodobé spolupráci, je to ještě zřejmější – protože jednorázové zaučení je v tomto případě rozhodně investicí, která se vám vrátí  -, nicméně mnohdy se výpomoc vyplatí i na jednorázové úkoly.

Mít alespoň hrubý odhad, na kolik hodin týdně/měsíčně budete pomoc online asistentky potřebovat, se vám vyplatí i z důvodu plynulejší komunikace s budoucí spolupracovnicí. Většina virtuálních asistentek pracuje pro několik klientů najednou, takže zpravidla chtějí předem vědět, na kolik hodin její služby využijete.

4. Nepodceňujte přesné zadání a ujasnění podmínek

Zde se opět opřete o svůj předtím již vytvořený plán. Když už jste popsali činnost krok za krokem, zaměřili se i na problematická místa, kde vznikají chyby, a jejich možná řešení, nastal čas na přesné zadání a ujasnění podmínek. Promluvte si s asistentkou o tom, zda všem bodům rozumí, sepište si dotazy a nejasnosti a vaše odpovědi na ně, vyjasněte případně i kontext úkolu – proč je co důležité udělat, jaký je smysl dané práce, co vám splněný úkol přinese, jak si představujete ideální výsledek. Domluvte se na potřebných nástrojích, které budete společně využívat – ať už se jedná o sdílenou aplikaci pro plánování a sledování průběhu úkolů, sdílení souborů např. přes Google Disk, přístupy do mailu, WordPressu či jiného interního systému, zkrátka na všem, co je potřeba zajistit k dokončení úkolu.

Přesné zadání a ujasnění podmínek vám do budoucna obrovsky pomohou, pokud byste delegovali na někoho dalšího. Vše máte jasně sepsané, připravené k předání a na zaučení nového parťáka strávíte méně času.

5. Stanovte termín splnění, ale i průběžné cíle

V neposlední řadě zvažte, v jakém časovém horizontu by měly být zadané úkoly splněny. Stanovení finálního termínu, stejně jako vymezení požadovaného výstupu hraje důležitou roli, a velmi vám v tom může pomoci, když určíte průběžné cíle s dílčími termíny. Sledování průběhu plnění úkolu a správné nasměrování k požadovanému výsledku je s nimi o moc jednodušší.

Na začátku spolupráce se vyplatí domluvit se s externí asistentkou, ať vám první úkoly posílá k náhledu po jejich rozpracování, a dejte jí k dosavadnímu zpracování zpětnou vazbu. Pomůže vám to lépe se sladit a delegování si nastavit podle vašich přestav. Zpětnou vazbou nešetřete ani v případě splnění průběžného cíle, a samozřejmě po dodání celkového výsledku. Bylo vše provedeno dle nastavených očekávání? Je potřeba ještě něco upravit, zapracovat, doladit?  Dejte to vědět. Zdokonalujete tím nejen práci toho, na koho delegujete, ale i své vlastní umění delegovat.

Jak poznáte, že delegování probíhá tak, jak má? Přináší vám úlevu, nikoli obavy

Už dříve jsem psala, že delegování je sám o sobě proces, který se učíme, na kterém pracujeme a který v čase pilujeme k dokonalosti. Vím, že vůbec to zkusit vyžaduje velkou odvahu. Ale jak řekl klasik:

„Pod našimi největšími obavami se často schovávají naše největší životní dary a nadání.“
John Gray

Odměnou za odvahu pustit se do toho a najít si správný postup vám bude nejen více času na důležité věci, více práce za kratší čas a lepší výsledky, ale také ten skvělý pocit, že vaše firma se konečně staví na vlastní nohy, stále častěji může fungovat i bez vás a vy se můžete jen radovat, že se nemusíte starat úplně o všechno sami.

Zajímají vás možnosti spolupráce s virtuální asistentkou? Přečtěte si více o tom, jak spolupráce probíhá, projděte si odpovědi na časté dotazy, případně mne neváhejte rovnou kontaktovat.

39 úkolů, které můžete předat virtuálním asistentkám: Příklady a tipy

Podnikáte už nějakou dobu. Jde to dobře, ale cítíte, že v něčem byste na tom mohli být líp. To něco je čas. Obzvlášť v dnešní covidové době, kdy nejspíš potřebujete víc času na rodinu. Jenže zároveň tím nechcete ochudit svůj byznys. Co s tím?

Klíčem k tomu, abyste měli za stejnou dobu hotovo víc práce, je některé úkoly předat někomu jinému. Schopnou pomocnicí se pro vaše podnikání může stát vhodná virtuální asistentka, která se specializuje právě na ty úkoly, jež zrovna potřebujete zpracovat. Přečtěte si, co vše už v dnešní době můžete delegovat na virtuální asistentky. Protože ta škála všech možných úkolů je opravdu pestrá.

A kde najdete specialistky na dané úkoly? Možností je celá řada. Čtěte více.

Delegování práce a úkolů na virtuální asistentky vám ušetří čas pro podnikání. Zdroj: Pexels.com
Delegování práce a úkolů na virtuální asistentky vám ušetří čas pro podnikání. Zdroj: Pexels.com

Delegovat se dnes dá díky virtuální době opravdu leccos. Na své podnikání už tak nemusíte být sami. Naopak – v online světě si můžete vybírat z mnoha parťáků pro své podnikání. Virtuální asistentky vám mohou pomoci váš byznys výrazně posunout a při jeho dalším rozvoji vám dále pomáhat. A protože v současnosti zpracovávají řadu různorodých úkolů (a nejedná se jen o klasickou administrativu), třeba zjistíte, že delegovat můžete i věci, o kterých jste si mysleli, že to nejde.

Virtuální asistence už dávno není jen o zpracování administrativy

Když byla prvně pojmenována činnost někoho jako virtuální asistence, psal se rok 1996. Internet byl tehdy v plenkách. První takto označená virtuální asistentka Anastacia Brice pomáhala podnikatelům především s plánováním cest a s jinými praktickými administrativními úkoly, které se daly zvládnout na dálku po telefonu a faxu. Rozvoj internetu však na sebe nenechal dlouho čekat a Anastacia si uvědomila, že „obvyklejší“ kancelářské postupy může kombinovat s veškerými dostupnými internetovými technologiemi.

Právě internetové technologie a moderní způsoby komunikace dnes hrají významnou roli při rozvoji byznysu mnoha podnikatelů. Už to není jen o pomoci v offline světě, protože ten online si žádá své. Takže virtuální asistence už dávno není jen o zpracování administrativy, ale často se pojí s praktickou pomocí třeba v online marketingu. Rádi byste, aby se o vašem podnikání dozvědělo víc lidí v online světě? A už se to valí – vytvoření a správa webových stránek, čtivé texty na webu, zajímavé příspěvky na sociálních sítích… naštěstí přesně na tyhle úkoly můžete mít po ruce parťáka, který vám s nimi pomůže. Následně může pomáhat s dalšími úkoly, které vzniknou, když poptávek začne přibývat.🙂

Růst byznysu, podnikání, pomoc, virtuální asistentky, delegování práce, úkolů
Růst byznysu (nejen v online světě) je mnohem snazší se spolehlivým parťákem vašeho podnikání. Zdroj: Pexels.com

Co vše můžete dnes delegovat na virtuální asistentky

Podívejme se tedy nyní na širší přehled úkolů, se kterými dnes virtuální asistentky podnikatelům běžně pomáhají. S upomínkou na Anastacii to vezmu od „obvyklejších“ kancelářských postupů (ale už napasovaných na moderní způsoby komunikace, ten fax raději vynechme 🙂) až po pomoc se specializovanými úkoly, které podnikání v době internetové vyžaduje.

Příklady úkolů k delegování na externí asistentky

  1. plánování schůzek
  2. hlídání termínů
  3. organizace kalendáře
  4. údržba vaší e-mailové schránky
  5. e-mailová i telefonická komunikace s klienty či obchodními partnery
  6. komunikace s úřady
  7. vyřizování pochůzek
  8. plánování cest a dovolené, až to bude zase možné (rezervace hotelů, restaurací, letenek)
  9. zařízení nákupů toho, co zrovna potřebujete (klidně i vstupenek na koncert, až zase půjde vyrazit za kulturou)
  10. fakturace, příprava podkladů, vystavování a sledování splatnosti faktur
  11. různá další pomoc s účetnictvím
  12. pomoc s personalistikou
  13. vedení kartoték
  14. přepis psaného textu nebo mluveného slova
  15. korektury a editace textů
  16. překlady a tlumočení
  17. organizace různých akcí (seminářů, workshopů, konferencí, oslav a jiných událostí)
  18. průzkum trhu
  19. různé další rešerše
  20. sledování výběrových řízení
  21. příprava nabídek a prezentací
  22. zpracování marketingových materiálů
  23. tvorba grafiky
  24. vytvoření databází možných partnerů, klientů, dodavatelů
  25. správa a údržba databáze kontaktů stále aktuální
  26. oslovování potenciálních obchodních partnerů a zákazníků
  27. zákaznický servis, komunikace se zákazníky
  28. správa vašich online chatů
  29. zastoupení v nepřítomnosti (např. přesměrování telefonních hovorů)
  30. tvorba a následná správa vašeho webu či e-shopu
  31. zapsání vaší firmy do online firemních katalogů
  32. další pomoc s linkbuildingem a SEO
  33. copywriting (obsahové texty na web, PR články, pravidelné blogové příspěvky, popisky produktů a kategorií na e-shopech apod.)
  34. příprava tiskových zpráv a komunikace s médii
  35. správa sociálních sítí (tvorba obsahu pro vaše sociální sítě, komunikace s fanoušky apod.)
  36. vedení diskusních fór, aktivní přispívání
  37. tvorba a rozesílání newsletterů
  38. vytváření různých promoakcí a promo videí
  39. pomoc s podcasty

Kromě této pestré palety všemožných úkolů můžete delegovat také úzce specializované činnosti týkající se například komunikace pouze v angličtině, němčině, francouzštině a jiných cizích jazycích nebo vyřizování různých technických služeb, certifikací a dalších úkolů vyžadujících specifické znalosti a zkušenosti. Záleží na tom, jaké pracovní zkušenosti má online asistentka za sebou – a na čem tedy může portfolio svých služeb vystavět a nabídnout je pro úsporu vašeho času a růstu vašeho byznysu.

Úspora času, růst byznysu, rozvoj podnikání
Čas, který ušetříte delegováním, využijete jak pro rozvoj svého podnikání, tak na svou rodinu, přátele, koníčky… Zdroj: Pixabay.com

A kde najdete specialistky na dané úkoly? Možností je celá řada:

  • od vlastních webů asistentek, které najdete ve vyhledávačích po zadání klíčových slov virtuální asistentka, externí asistenka nebo online asistentka
  • přes různé firemní katalogy (např. firmy.cz, navolnenoze.cz), pracovní portály či inzertní servery
  • až po vyhledání na sociálních sítích, zejména v tématických skupinách na dané síti

Online asistentka je podnikatel stejně jako vy

Doporučuji hledat takovou virtuální asistenku, která nabízí zpracování úkolů, s nimiž právě potřebujete pomoct. Požadujete-li jiné, další úkoly, porozhlédněte se po jiné externí asistentce – dnes už jich působí opravdu hodně, každá se specializuje na něco jiného a máte tedy z čeho vybírat.

Spojuje nás vždy to, že nejsme vaším zaměstnancem, ale podnikatelem stejně jako jste vy. A stejně jako vy víme, že kvalitně a efektivně odvedená práce se nám vrací ve spokojených zákaznících. Doporučení ostatních podnikatelů či reference na odvedenou práci asistentky vám tedy proto leccos napoví. Pokud je nemá, zkuste se poptat.

Znáte to: Ten umí to a ten zas tohle

Nikde také není psáno, že externí asistentku musíte mít pouze jednu. Znám podnikatele, kteří souběžně spolupracují se dvěma i se třemi asistentkami. Máte-li více různorodých úkolů k vyřízení, řekla bych, že se to vyplatí víc než čekat, že jedna asistentka zvládne všemožné činnosti, i ty, které jako svoji specializaci neuvádí.

Někdo umí skvěle fakturaci a účetnictví, další pomáhá s personalistikou, jiná se věnuje psaní a korekturám textů, další zase s nadšením spravuje sociální sítě. Nejsme všechny stejné, každou baví něco jiného. Nicméně jsme schopné se navzájem doporučit – když mi přijde poptávka na plnění úkolů, na které se nespecializuji, ráda ji předám vhodným kolegyním.

Předání práce, delegování úkolů, virtuální externí asistentka, online asistentka
Hledejte virtuální asistenku, která nabízí zpracování přesně těch úkolů, s nimiž právě potřebujete pomoct. Zdroj: Pexels.com

Jak se rozhodnout – co a na koho delegovat

Co se delegování práce na vhodnou asistentku týče, pečlivě si předem promyslete, jaké úkoly od své budoucí asistentky chcete zpracovávat. Zamyslete se nad svou prací, svým podnikáním a možnými body rozvoje nebo případnými žrouty času.

Související: Delegování pro více z podnikání: 3 opravdu dobré důvody, proč delegovat

Věci pro rozvoj a/nebo žrouty času si sepište a vyberte z nich ty top, o kterých víte, že váš byznys skutečně nakopnou – a nebo vám jej jako žrouti času podkopávají, a zároveň se dají dobře delegovat. To vám pomůže se rozhodnout na jaké schopnosti, dovednosti a nabízené služby asistentky se při výběru zaměřit. Přínosy dělby práce s vhodnými parťáky pak brzy pocítíte ve zvýšení efektivity a produktivity práce.

Uvažujete o delegování práce virtuální asistentce? Jaké z úkolů vhodných k delegování jsou pro vás ty top, a proč zrovna ony? Uvítám vaše komentáře a postřehy.

3 opravdu dobré důvody, proč delegovat

Fakt se mi to delegování vyplatí? Co když jen přijdu o čas, peníze, know-how…? Chápu, že vám hlavou běží nejrůznější obavy, když přemýšlíte nad tím, že byste část svých úkolů svěřili někomu jinému. Existuje však několik osvědčených a opravdu dobrých důvodů, proč se vyplatí delegovat.

Delegování úkolů na někoho jiného je zpočátku těžké, stejně jako jiné nové dovednosti, když si je osvojujete.

Delegování práce virtuální asistentce

U předání práce někomu dalšímu vás navíc může blokovat třeba strach, že neudělá zadanou práci tak dobře jako vy. Nebo ji dodá pozdě. Můžete se bát taky toho, že někoho zaučíte, a on vaše know-how použije jinde (nedejbože u konkurence). Všechny tyhle obavy jsou pochopitelné a samozřejmě je potřeba si pro delegování vybrat spolehlivého a prověřeného partnera. Jak? O tom si povíme více v některém z příštích dílů.

3 plusy delegování

Nyní se však vraťme k delegování jako takovému. Jakmile si celý proces osvojíte, tak stejně jako každá nová užitečná dovednost vám najednou přinese do života několik zásadních výhod. Což jsou zároveň i ony 3 opravdu dobré důvody, proč delegovat. 🙂

1. Přestanete dělat úkoly, které vás zdržují od práce skutečně důležité, klíčové pro rozvoj firmy

Když máte firmu, zejména malou firmu, často musíte sedět na mnoha židlích najednou. Pracujete od nevidím do nevidím, abyste všechno stihli. Nekonečný seznam úkolů, pouze dva nebo možná tři skutečně o tom, o čem jste kdysi snili, že budete jako podnikatel dělat. Kromě toho jste taky svou účetní, asistentkou, správcem webu nebo sociálních sítí… Ale když za vás tyhle „úkoly okolo“ někdo převezme, můžete se věnovat těm dvěma či třem klíčovým. A taky se připravíte na situace související s rozvíjením firmy. 🙂

Ne nadarmo se říká, že čas jsou peníze. Čas získaný delegováním najednou můžete využít na činnosti, které vaší firmě přináší reálné výsledky. Pracujete NA svém byznysu (a ne VE svém byznysu jako „zaměstnanci svého podnikání“).

Delegováním úkolů s příslušným nastavením procesů budete zároveň připraveni na situaci, kdy poptávka po vašich službách roste a váš úspěch (v porovnání s fungováním v módu „všechno zvládnu sám“) nebude limitován. Protože při dobře nastavených procesech můžete v klidu delegovat i na více parťáků najednou, když práce přibývá.

Delegování úkolů asistentkám

2.  Neustále si zpřesňujete, na co je nejlepší zaměřit pozornost, a tomu se budete věnovat na 100 %

Tohle je podle mě obrovská přidaná hodnota delegování. Současně s ním si neustále zpřesňujete vaše priority, naučíte se oddělit podstatné úkoly od těch méně podstatných, skutečně důležité od těch ne až tak důležitých.

Nevíte, jak na to? Tip pro začátek:

Na papír si sepište seznam veškerých úkolů, které zahrnuje vaše práce. Zaměřte se i na ty nejmenší detaily jako jsou třeba zatřídění dokumentů nebo vyřizování e-mailů. Soubor všech úkolů si následně rozdělíte jako na semaforu:

  • Červené (stopka, blokuje vás) – úkoly zabírající spoustu času, které ale vaši firmu dopředu příliš neposouvají. Může se jednat o rutinní práce či úkoly, drobná rozhodnutí vyplývající z předchozích zkušeností, řešení opakujících se problémů nebo činností.
  • Oranžové (už se to rozjíždí) – úkoly, které jsou specializovanější, ale ve skutečnosti nejsou důvodem, proč jste se pouštěli do podnikání. Jsou důležité pro to, aby váš byznys vydělával, ale naučit se jim opravdu dobře vám zabere více času než si můžete dovolit ztratit. Jedná se třeba o marketing na sociálních sítích, SEO, vedení blogu, aktualizaci e-shopu.
  • Zelené (a jedete!) – úkoly, které jsou důvodem, proč jste vybudovali vaši firmu. Jsou vaší předností, vaší vášní, tím, co vás pohání, u nichž se cítíte skutečně nadšení. A těch byste se měli držet především, protože plnění právě těchto úkolů je tím, čím přímo přispíváte k úspěchu vašeho podnikání.

Tohle „světelné rozlišení“🙂 se stane vaším výchozím opěrným bodem, z něhož se rozhodnete, co skutečně musíte udělat vy sami a co může udělat někdo jiný. Kromě zelených úkolů byste si měli ponechat pouze úkoly, které jsou natolik důležité, že nad nimi chcete mít absolutní kontrolu, strategická a personální rozhodnutí a věci obsahující důvěrné informace, jež nechcete sdílet ani v případě podepsání NDA.

3. Dále se zdokonalujete ve vašich klíčových úkolech

Když předáte rutinní úkoly, které je třeba udělat, ale vám zpravidla nepřináší žádnou radost, a i třeba jen část těch specializovanějších, v nichž mívají virtuální asistentky zpravidla dobré zkušenosti, snadněji se zaměříte na úkoly klíčové a důležité pro růst vaší firmy.

Díky předání ostatních úkolů se v této zásadní práci dále zlepšujete. Vzhledem k tomu, že jde o práci, které jste se vždycky chtěli věnovat (ale předtím na ni nebylo tolik času), a vy se jí teď věnujete skutečně naplno, neustále si zpřesňujete, na co je nejlepší zaměřit pozornost, ve vašich klíčových úkolech se zdokonalujete. Současně s tím bude růst vaše firma a vy konečně převezmete otěže nad svým podnikáním.

Delegování práce usnadní podnikání

 

Delegování pro úspěšnější podnikání a šťastnější život

Naučit se delegovat práci samozřejmě chvilku trvá. Někdo se nejprve učí důvěřovat lidem, jiný se pere se systémem zadávání úkolů, každý to máme jinak. Vše bývá otázkou i několika týdnů či měsíců.

Nicméně s každým dalším úkolem, který se vám podaří delegovat, se v této dovednosti zlepšujete. Zároveň umožníte parťákům, na které delegujete, zažít pocit z dobře vykonané a smysluplné práce. Celkově se pak vaše podnikání stává mnohem zábavnější činností, přispívá k vaší seberealizaci a ke šťastnějšímu životu. Kromě více času na rozvoj byznysu budete mít totiž najednou taky víc volného času na rodinu, koníčky, vzdělávání…

Nebojte se vyzkoušet něco nového. Delegujte. Protože delegování se vyplatí.🙂

Seriál: Delegování pro více z podnikání

Zkoušíte rádi novinky? Co říkáte na delegování práce virtuální asistentce? Uvažujete-li o tom, co byste ze své práce mohli delegovat někomu jinému, možná nastal ten správný čas začít. Nejspíš si ale kladete otázku: Jak? A opravdu se mi to vyplatí?

Proč bych měl/a něco ze své práce předávat někomu jinému? Co z toho budu mít? To vám nejspíš běží hlavou, když narazíte na téma delegování práce někomu jinému – a navíc na dálku.

Delegování práce virtuální asistentce

Ale když už téhle myšlence popřejete sluchu a o delegování začnete uvažovat, vyrojí se celá řada dalších otázek, například:

Jakou práci vlastně delegovat?
Jak správně delegovat?

Ruku v ruce s otázkami mohou přijít i obavy, třeba:

Co když práci neodvede tak, jak bych chtěl/a?
Co když práci dodá pozdě, nebo ji nedodá vůbec?
A nebudou to celkově jen další starosti navíc?

Jen to zkusit – a zažít ten osvobozující pocit

Tyto i jiné obavy jsou pochopitelné, mozek nám přirozeně podsouvá strach z neznámého. Já se třeba bojím seskočit padákem :-), i když mi něco říká, že kdybych oslovila zkušeného odborníka a konečně si seskok vyzkoušela (protože i přes dotěrné obavy mě tenhle zážitek prostě láká), bylo by to bezva a zjistila bych, že se nemám vůbec čeho bát. 

Stejně tak je to s delegováním práce. Dokud si nevyzkoušíte aspoň jeden jediný úkol předat jinému člověku (pochopitelně takovému, ke kterému pocítíte důvěru a najdete odvahu mu danou práci svěřit – a v oboru virtuální asistence máte již dnes široký výběr), nikdy nezažijete ten osvobozující pocit, že máte konečně ČAS na to, čemu se skutečně chcete věnovat. A že jste předtím měli strach zbytečně. Jen to zkusit – tak jako se já nakonec rozhoupu k tomu seskoku.

Rozvoj vašeho plného potenciálu v podnikání

Protože je téma delegování mému srdíčku blízké, považuju ho za reálnou pomoc v rozvoji plného potenciálu mnoha podnikatelů, rozhodla jsem se sepsat takový mini-seriál o delegování práce externí asistentce. Takže, v seriálu „Delegování pro více z podnikání“ vám postupně ukážu:

1. Několik opravdu dobrých důvodů, proč se vyplatí delegovat.
2. Co vše můžete dnes delegovat na virtuální asistentky.
3. Jak správně delegovat. Tipy, triky, rady, informace.

Na jednotlivé díly se můžete těšit v následujících týdnech. A pokud by vás (nejen) k delegování práce virtuální asistentce napadlo jakékoli další téma, neváhejte mě kontaktovat, abychom vše společně prodiskutovali.