Štítek: administrativní služby

Jak probíhá spolupráce

1. Kontaktujete mě

Jestliže jste dospěli k rozhodnutí, že některé své činnosti už opravdu nutně potřebujete delegovat, neváhejte mě kontaktovat. E-mailem, telefonicky, přes kontaktní formulář. Nebo mi napište na LinkedInu, případně na Facebooku. Sdělte mi prosím činnosti, které byste chtěli delegovat. Dám vám vědět zpátky, zda je v mých možnostech vám pomoci a jak.*

2. Probereme, co potřebujete

Pokud vám budu schopná pomoci, domluvíme si úvodní konzultaci. V dohodnutý termín se zkontaktujeme telefonicky nebo online (přes Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Skype, Messenger nebo WhatsApp) a probereme konkrétní možnosti spolupráce.

3. Domluvíme detaily

Podle rozsahu poptávky a náročnosti úkolů vypracuji cenovou nabídku. V případě, že se domluvíme na spolupráci, sejdeme se spolu nad seznamem vašich úkolů a domluvíme se, co a v jakém rozsahu na mě budete delegovat. Společně probereme cokoliv dalšího, co vás k naší spolupráci bude ještě zajímat (NDA, způsob vyúčtování atp.). Já od vás také zjistím bližší informace, které budu ke své práci potřebovat, abychom zabránili případnému nedorozumění.

4. Nastavíme systém

Zahájíme spolupráci a nastavíme systém naší budoucí komunikace o jednotlivých úkolech. Vše doladíme tak, aby vám navržené nástroje a postupy byly co nejvíce k užitku. V případě, že budete potřebovat pomoci v rámci vašich programů nebo e-mailové komunikace, domluvíme se na vytvoření přístupů či založení schránky. Budu vám k dispozici, když budete mít další dotazy. Pokud by se vyskytly nějaké překážky, budu tady pro vás pro jejich řešení.

5. Delegujete

Posíláte mi úkoly ke zpracování a já je samostatně plním do předem stanoveného termínu. Vaše spokojenost a vzájemná důvěra je pro mě nezbytným předpokladem spolupráce. Budu ráda za otevřenost a zpětnou vazbu. Koncem každého sjednaného období vám zašlu fakturu společně s reportem o odpracovaných hodinách. Vždy platíte jen za skutečně odvedenou práci. Věřím, že budete mít radost z dosažených pokroků a úspěchů. 🙂

Zajímá vás více o spolupráci s virtuální asistentkou? Přečtěte si:

 

*P. S.: Pokud by vámi požadované činnosti k delegování nebyly v mých časových a/nebo profesních možnostech, ráda vám doporučím některou z mých kolegyň konkrétně vám schopnou pomoci.

Jak spolupracují virtuální asistentka a cestovka? 2. část + Rozhovor

Virtuální asistentka specializovaná na cestovní ruch pomůže s realizací zájezdů od A do Z. Cestovní kancelář jí tak může zadat i vyřizování objednávek, kontrolu faktur a odbavení zájezdů.

V předchozí části jsem se zabývala vyžádáním a překladem nabídek a ceníků zahraničních partnerů. Dále vyřizováním rezervací pro klienty. A co následuje po rezervaci? Jak probíhá objednávka nebo odbavení zájezdu? + ROZHOVOR

Objednávky, kontroly faktur, odbavení zájezdů

Takže slibovaná druhá kupka činností je tady 🙂 Poté, co cestovce odešlu veškeré potřebné údaje o provedené rezervaci, ta zase vyřídí vše nezbytné s klientem. Jakmile má klientovu platbu, můžeme se vrhnout na objednávku.

U partnera v zahraničí tedy závazně potvrdím předchozí rezervaci. Doplním údaje, které potřebuje (o cestujících, o požadovaných službách apod.). Následně mi od něj přijde faktura, kterou zkontroluji. Pokud částka nesedí podle mých výpočtů, dále to s partnerem komunikuji, až se dobereme řešení. Jestliže vyfakturovaná částka souhlasí, posílám ji cestovce s poznámkou „za mě OK“. 🙂

A nakonec můžeme přistoupit k odbavení zájezdu. Když od cestovky dostanu avízo o platbě faktury zahraničnímu partnerovi, vytvořím voucher. Ten pošlu zaprvé do cestovní kanceláře, která už jej předá klientovi, aby se s ním prokázal při příjezdu. Zadruhé voucher posílám společně s avízem partnerovi, a ten potvrdí dokončení celého procesu.

„Vzájemná důvěra – to je to, co musí být základem spolupráce“

Oslovila jsem Libuši Sládečkovou, se kterou na realizaci zájezdů pro jednotlivce a skupiny spolupracuji od roku 2012. Požádala jsem ji, jestli by s námi mohla sdílet své zkušenosti s výpomocí virtuální asistentky v cestovním ruchu (to jako se mnou :-)). Souhlasila, a tak vám s velkou radostí přináším rozhovor s majitelkou CK Libuše Travel.

Jaký to je pocit, najednou delegovat část své práce někomu jinému?

Samozřejmě, že nejprve mám pocit vše kontrolovat. Ale u Míši jsem se velmi rychle přesvědčila, že ji kontrolovat nemusím, naopak sama mi připomíná termíny různých rezervací.

Co Ti virtuální asistentka usnadnila?

Určitě mi usnadnila jazykovou bariéru mezi CK a zahraničními dodavateli. Míša umí několik jazyků a má zkušenosti v psaní textů v cestovním ruchu. Hlídá nejen termíny rezervací, ale i správnost faktur, aby nám dodavatel skutečně účtoval jen to, co je dohodnuto a ne více.

Jak připravuješ podklady pro virtuální asistentku?

Velice jednoduše: důležité body sepíšu a pošlu mailem, případně ostatní doladíme telefonicky.

A jak na ni požadované úkoly nejčastěji deleguješ?

Vytvořila jsem jí služební mail, na který ji posílám úkoly. Pokud je něco prioritou, tak Míše zavolám. Většinou se jedná o navázání kontaktu s hotelem nebo jiným dodavatelem služeb, perfektní překlad jejich nabídky včetně cen, zadávání rezervace pro jednotlivce či skupinu osob, vyřizování různých dotazů (jídelníček, vstupenky, jízdenky na loď a další služby), potvrzení závazné objednávky, kontrola vyhotovené faktury, vytvoření voucheru, zajištění zpětné vazby. 

Co bys doporučila cestovce, která uvažuje o externí výpomoci?

Aby se externí výpomoci u Míši nebála. Míša je velice schopná a spolehlivá a hlavně mám v ní velkou důvěru. Vzájemná důvěra – to je to, co musí být základem spolupráce. 

Lidé mi někdy říkají, že nevědí, jak mají správně delegovat. Máš nějaký tip? Případně co dalšího by si podle Tvého názoru měla cestovní kancelář při takové spolupráci ohlídat?

Určitě by se měla CK podívat na reference asistentky. Míšu mohu s klidným svědomím doporučit každé cestovce, má několikaleté zkušenosti, mohu se na ni spolehnout i v krizových situacích, například pokud jsem v zahraničí, tak vím, že mám kolegyni na telefonu, která mi pomůže krizovou situaci zvládnout.

Jak spolupracují virtuální asistentka a cestovka? 1. část

Virtuální asistentka může pro cestovní kancelář zařizovat rezervace, vyřizovat objednávky, překládat ceníky. E-mailem, telefonicky. Rychle.

Práce v cestovní kanceláři zahrnuje hodně činností. Kupu věcí, co je potřeba zařídit, vyjednat, zaurgovat. Obzvlášť v menší cestovce, kde je na všechno často člověk sám, narůstá seznam aktivit, které by se hodily delegovat na někoho jiného. Majitelka CK Libuše Travel si tohle uvědomila, a přesunula na mne komunikaci se zahraničními partnery.

Externí rezervační oddělení

Prioritou Libuše Sládečkové je samozřejmě postarat se o klienty a o prodej. Dobře však ví, že někdo taky musí být v „administrativním zázemí“, komunikovat s obchodními partnery v zahraničí, dělat u nich rezervace, vyřizovat objednávky, aktualizovat ceníky, překládat nabídky… A protože zatím nemá kapacitu na vlastní rezervační oddělení, kde by seděl minimálně jeden člověk na plný úvazek, najala si na vyřizování těchto činností virtuální asistentku 🙂

A tak jsem se jako virtuální asistentka ocitla ve svém živlu, v cestovním ruchu. Administrativní práce v cestovní kanceláři mne moc a moc baví. Co všechno vyřizuji z pozice externího rezervačního oddělení? Jak už jsem zmínila výše, je toho fůra. Tak jsem se rozhodla ji v tomhle povídání rozdělit do dvou menších kupek.

V první fázi se věnuji činnostem, které jsou:

  • podkladem kvalitní nabídky pro klienty – vyžádání aktuálních ceníků a pečlivý překlad všeho, co má hotel/penzion/jiný partner v nabídce,
  • zárukou, že poptávka klientů na nabídku bude u zahraničního partnera ověřena, případně rovnou rezervována.

Překlady ceníků a rezervace (nejen) ubytování

Nejprve si tedy vyžádám ceníky, případně jiné aktuální nabídky, které následně přeložím (z angličtiny nebo němčiny). Dále zpracovávám poptávky od klientů CK, kteří chtějí rezervaci ubytování či jiných vybraných služeb u partnerů v zahraničí.

Probíhá to jednoduše: Cestovka mi založila samostatný e-mailový účet, přes který vyřídím vše potřebné. Pokud je potřeba, telefonuji. Zadané požadavky od CK, ať už na ceníky, nabídky, nebo rezervace pro klienty vyřizuji – samozřejmě a jak jinak – co nejrychleji 🙂

Povídání o druhé fázi přidám po Novém roce. Těšit se můžete na shrnutí toho, co následuje po rezervaci. Třeba jak probíhá objednávka nebo odbavení zájezdu.

Úspory energií

CenyEnergie.cz

V letech 2010-2012 jsem pracovala jako hlavní redaktorka a analytička na CenyEnergie.cz. Dávala jsem dohromady velká srovnání dodavatelů elektřiny, stejně jako komplexní porovnání dodavatelů plynu, nebo jsem se zabývala možnostmi odstoupení od smlouvy. Na CenyEnergie.cz jsme také dlouhodobě upozorňovali na některé nesmyslné poplatky dodavatelů energií nebo na problémy s podomním prodejem energií.

Články o cenách a úsporách energií

Působila jsem také jako odborná redaktorka na téma cen energií v magazínech Peníze.cz a Podnikatel.cz. O dalších možnostech úspor na energiích jsem informovala v magazínech Nazeleno.cz a Inteligentní budovy.

Mediální výstupy

(všude ještě pod rodným příjmením Vinšová)

Video, audio nebo článek otevřete kliknutím na obrázek

Vystoupení v České televizi – Studio ČT24
Zdražování plynu (vystoupení v ČT – Studio ČT24) cca od 25. minuty

Vystoupení v Rádiu Regina Praha
Proč se zdražují ceny energií (Rádio Regina Praha, pořad Třináctka Plus)

Vystoupení v Českém rozhlasu Plzeň
O možných úsporách firem a domácností na elektřině a plynu (Český rozhlas Plzeň)

Odpovědi pro Hospodářské noviny
Jak platit méně za elektřinu a na co si dát pozor při změně dodavatele (Hospodářské noviny)

EnergetickaPoradna.cz

V roce 2012 jsem společně s kolegyní Janou Poncarovou stála u zrodu našeho vlastního projektu EnergetickaPoradna.cz.

Ve vlastním projektu jsme s Janou zúročily své zkušenosti s výpočtem cen energií. Zájemcům o úspory z ceny elektřiny a plynu jsme v letech 2012-2016 počítaly analýzy na míru. Našimi klienty byly domácnosti i firmy. Podnikatelům mohu proto nabídnout:

Výpočet úspor v cenách elektřiny a plynu

  • odborné analýzy úspor na energiích
  • možnosti úspor v cenách energií ve firmě i doma
  • doporučení kvalitních a prověřených dodavatelů
  • vyřízení administrativy při změně dodavatele

Zajímají vás možnosti úspor na ceně elektřiny a plynu? Kontaktujte mne.

Získejte čas pro rozvoj byznysu

Virtuální asistentka. Na první dobrou vás nejspíš napadnou jména jako Siri, Alexa, Cortana nebo Alisa. Já ale nejsem umělá inteligence 🙂 Jsem člověk, který pomáhá ostatním podnikatelům získat čas pro rozvoj jejich byznysu.

 

Ať máte konečně čas

  • Vylepšovat svoje produkty a služby.
  • Oslovit nové klienty a/nebo dodavatele.
  • Ještě víc se vzdělávat ve svém oboru.

Podnikáte, jste vytížen/a na maximum a pořádně nestíháte ani jedno z toho. Představte si ale, že byste ten čas měli. Stačí předat třeba jen jeden nebo dva úkoly virtuální asistentce.

Moje specializace

Možná zrovna hledáte někoho, kdo vám pomůže v některé z následujících oblastí. Klikněte na to, co vás zajímá, a hned se dozvíte, co pro vás mohu udělat.

administrativa
cestování
Copywriting
korektury textů
správa webu/E-SHOPU
úspory energií

A co dál? Pravděpodobně vás teď nejvíc zajímá, kolik taková služba stojí. Nebo jaké jsou zkušenosti podnikatelů a firem s virtuální asistentkou.

Nenašli jste odpovědi na všechny své otázky? Mrkněte nejdřív do FAQ, případně se mě jednoduše zeptejte. Telefonicky, e-mailem, nebo přes kontaktní formulář.

Při vyplnění a odeslání tohoto formuláře vyjadřujete svůj souhlas s použitím vámi poskytnutých osobních údajů, a to výhradně za účelem kontaktování vaší osoby. Nepřejete-li si, aby vaše údaje byly takto zpracovány, není bohužel možné formulář odeslat. Bez vašeho souhlasu k použití poskytnutých údajů ztrácí využití formuláře smysl. Bližší info o zpracování osobních údajů a o vašich právech souvisejících s jejich zpracováním uvádím v GDPR.

Administrativa

Administrativa je v podnikání většinou nudnou, ale zcela nezbytnou činností. Máte pocit, že vás „papírování“ jen zdržuje od toho, co je skutečně důležité? Jenže je potřeba mít nutné záležitosti hotové, přestože na ně nemáte čas ani chuť.

Delegujte na virtuální asistentku

Zefektivněte své podnikání, neodkládejte potřebnou administrativu už ani minutu – zkrátka ji delegujte.

Pracuji v přesvědčení, že nic velkého nebylo nikdy dosaženo bez nadšení.

Administrativa pro mne není nudnou rutinou. Naopak, zadanou práci vykonávám s nadšením a vždy se snažím odvádět prvotřídní výsledek. Nejen proto, že administrativa mne velmi baví. Ale také proto, že bych si nevzala na triko, abych svou práci odflákla. 🙂

Ráda pro vás zpracuji, vytvořím, upravím, vyřídím:

  • nejrůznější dokumenty, tabulky, výpočty
  • e-mailovou komunikaci, kterou chcete delegovat
  • získávání klíčových informací – rychlá orientace na internetu
  • přepis psaného textu nebo mluveného slova
  • překlady textů (z angličtiny, němčiny a naopak)
  • prezentace (třeba pro přednášky)
  • nabídky, letáky, obchodní korespondence
  • výzkumy trhu (vyhledávání zákazníků, analýza konkurence apod.)
  • databáze klientů, dodavatelů či obchodních partnerů, které mohu následně dále aktualizovat a spravovat
  • a klidně taky podklady pro nákup online (zboží nebo služby)
objednat

Vaše živá virtuální asistentka a její výhody

  • Úspora vašeho času a mzdových nákladů
  • Kvalitní služby za rozumné peníze
  • Efektivní a rychlé zpracování administrativy
  • Mnohostrannost a flexibilita
  • Splnění zadaných úkolů s maximálním nasazením
  • Mohu přinést nový pohled na věc a řadu nových nápadů
  • Mám spolehlivý, pečlivý a zodpovědný přístup

Prohlédněte si příklady dalších služeb, které mi můžete zadat.

Kontakt

Míša Divišová (dříve Vinšová)

Tel.: +420 607 226 624
E-mail: vase@internetovasekretarka.cz

Nebo využijte kontaktní formulář:

 

Mgr. Michaela Divišová
IČ: 75486717
se sídlem Sladkovského 2388/44, 326 00 Plzeň
zapsaná v Živnostenském rejstříku vedeném u Magistrátu města Plzně
neplátce DPH

Subjektem věcně příslušným pro mimosoudní řešení spotřebitelských sporů je Česká obchodní inspekce (https://www.coi.cz/).

Ceny

Potřebujete pomoci s administrativou, ale nemůžete si dovolit platit sekretářku na plný úvazek? Jako vaše virtuální asistentka zastanu nejen administrativní práce. Nabízím také služby pro usnadnění cestování jednotlivcům a výpomoc cestovním kancelářím, copywriting, korektury jazykové i SEO (copyediting), správu webu a/nebo e-shopu, případně i analýzy cen energií.

Jednorázově, nebo dlouhodobě?

Služby virtuální asistentky využíváte pouze v dobu, kdy potřebujete. Platíte jen za čas, který pro vás skutečně odpracuji. Odpracované minuty si měřím a na konci měsíce (při dlouhodobé spolupráci) či projektu (při jednorázové spolupráci) dostanete výkaz, kde bude celkový přehled prací sečtený do hodin.

  • Jednorázové úkoly – když se toho navalí hodně a nemáte už na řadu z úkolů čas, nebo se prostě místo toho zrovna potřebujete věnovat důležitějším věcem.
  • Dlouhodobé úkoly – pokud máte každý měsíc pravidelně k vyřízení administrativu, ale není jí zase tolik na to, abyste si na ni najímali pracovní sílu na plný nebo vedlejší úvazek. Mzda vydaná za takovou pozici by se vám prostě nevrátila.

O předání části své práce někomu dalšímu už nějakou dobu uvažujete, ale zatím jste se do toho nepustil/a? Máte nějaké obavy s tím spojené? Nevíte, jak delegovat? Ozvěte se mi, jsem tu od toho, abych pomohla. 🙂 Využijte 15minutovou úvodní konzultaci se mnou zdarma. Nejprve probereme vaše případné obavy. Povíme si, co vám v delegování práce možná brání a jak to řešit. Dále spolu projdeme váš seznam úkolů, vytipujeme si, které z nich se dají delegovat, a domluvíme se, co a jak mi můžete předat.

Ceník online práce

Základní hodinová sazba: 490 Kč

Cena při dlouhodobé spolupráci: Potřebujete delegovat práci, která zabere více než 10 hodin týdně? Ozvěte se mi, domluvíme se na cenově zvýhodněném balíčku.

Rychlá poptávka

Zajímá vás některá služba? Chcete mi poslat nezávaznou poptávku? Jednoduše vyplňte kontaktní formulář níže.

Do kontaktního formuláře prosím uveďte, o jakou službu/jaké služby máte zájem a zda se vám jedná o jednorázovou/dlouhodobou spolupráci. Ve zprávě mi pak zanechte podrobnější popis vašeho požadavku.

Předem děkuji a těším se na vaše zprávy 🙂

Výběr ze služeb a možnosti spolupráce

Při vyplnění a odeslání tohoto formuláře vyjadřujete svůj souhlas s použitím vámi poskytnutých osobních údajů, a to výhradně za účelem kontaktování vaší osoby. Nepřejete-li si, aby vaše údaje byly takto zpracovány, není bohužel možné formulář odeslat. Bez vašeho souhlasu k použití poskytnutých údajů ztrácí využití formuláře smysl. Bližší info o zpracování osobních údajů a o vašich právech souvisejících s jejich zpracováním uvádím v GDPR.