Co umí (3): Canva, Evernote, Pipedrive

Rádi byste si snadno a rychle vytvořili vizitku, leták či příspěvek na sociální sítě? Nebo zrovna pátráte po efektivní aplikaci pro ukládání poznámek či úkolů? Případně se chystáte na zavedení databáze klientů? Mohou vám s tím pomoci následující aplikace.

Třetí část „Co umí“ si posvítila na Canvu – úžasného grafického pomocníka s jednoduchým ovládáním pro negrafiky, Evernote – skvělou aplikaci jak pro studium, tak pro běžný pracovní život a Pipedrive – účinný CRM nástroj, který není jen běžnou databází klientů, ale pomáhá vám, abyste vašim zákazníkům více porozuměli.

Canva (v češtině)

Canva je skvělý pomocník pro vytváření vizitek, letáků, pozvánek či příspěvků na sociální sítě. Funguje na rozhraní drag and drop, proto je její ovládání velmi lehké. V Canvě lze vytvořit krásné návrhy bez rozsáhlých znalosti a zkušeností v grafice. Můžete si stáhnout fotografie z jejich fotobanky či si do této aplikace nahrát své vlastní fotografie a následně je upravit. Na výběr máte z více než 250 000 šablon, které jsou zdarma. Najdete zde šablony na vizitky, obaly knih, fotografické koláže, životopisy, pozvánky, faktury a další.

Můžete přidat texturované pozadí, fotografie rozmazat, vložit text, změnit barvu pozadí a mnoho dalšího. Ovládání je velmi jednoduché. Pokud byste i tak měli obavy z ovládání, můžete se podívat na jejich webové stránky, kde mají videonávody zdarma.

Canva Basic a Canva Pro

Canva Pro má navíc od bezplatné verze (Basic) více než 100 milionů fotografií a videí a přes 600 000 šablon, které mají denně nové designy, či podporu 24/7. Velmi užitečná je funkce odstranění pozadí nebo úložiště o velikosti 1 TB. Verze Pro vychází na 119,99 euro na rok.

SmartMockups

K aplikaci Canva náleží i vychytaný nástroj českého původu – SmartMockups, který vám okamžitě přemění 2D obrázek do 3D modelu produktu. Můžete tak vytvořit náhledy triček, hrníčků, knih, časopisů atd. Stačí jen pár kliknutí a váš výtvor se promění v působivý prezentační model s náhledem finálního produktu. Dostupných je více než 6 000 typů modelů. Funkce SmartMockups funguje i v bezplatné verzi.

Evernote (v češtině)

Evernote slouží k ukládání poznámek, článků, obrázků, videí, vstupenek či úkolů. Aplikace je v základní verzi zdarma a lze ji stáhnout jak do počítače, tak i do chytrého telefonu. Vše, co si uložíte, se zálohuje do cloudu, a tak se můžete ke svým poznámkám přihlásit z jakékoliv platformy. Ke svým poznámkám si můžete přidat i značky, které fungují na podobném principu jako hashtag. Velmi vám to usnadní prohledávání poznámek. Evernote je vhodný nejen pro podnikatele, ale i pro studenty, kteří si tam mohou psát své poznámky a snáze je pak dle konkrétního tématu nalézt. Je to užitečné i pro záznamy z různých školení či jen pro běžný pracovní život. Evernote lze synchronizovat se svým kalendářem, a tak se veškeré vaše události zobrazí i v aplikaci.

Web Clipper

Web Clipper je rozšíření prohlížeče. Tato funkce vám kopíruje webový obsah přímo do vašich poznámek. Web Clipper může zachytit pouze obrázky, nebo naopak jen text či celé webové stránky. Můžete si tak pořídit zjednodušené verze webových stránek a dostat se k nim ve svých poznámkách, i když budete zrovna offline. Pokud často vyhledáváte určitou webovou stránku, tak vám toto stažení ušetří čas.

Verze a ceny

Evernote můžete vyzkoušet v bezplatné verzi, která umožňuje synchronizaci mezi dvěma zařízeními. V této Basic verzi lze vyhledávat poznámky pomocí štítků a formátovat. Dále lze používat výstřižky webových stránek, avšak maximální velikost poznámky je 25 MB a měsíční limit uploadu je 60 MB. Ve verzi Premium je maximální velikost poznámky 200 MB a měsíční limit uploadu je 10 GB. Můžete vytvářet vlastní šablony, procházet poznámky offline a synchronizovat neomezený počet zařízení. Cenově verze Premium vychází na 6,99 euro na měsíc. Další variantou je verze Business, která přináší ještě další výhody jako je např. možnost spolupráce ve sdílených pracovních prostorech. Verze Business vás vyjde na 13,99 euro na měsíc.

Pipedrive (v angličtině)

Pipedrive jakožto CRM systém pomáhá řídit a budovat vztahy s vašimi zákazníky. Sbírá data o každém klientovi, díky nimž pak svým zákazníkům více porozumíte a můžete se přizpůsobit jejich potřebám. Pipedrive CRM usnadňuje analýzu prodeje, péči o zákazníka a pak následnou kontrolu. Můžete tak sledovat každou fázi procesu a získávat snáze potenciální zákazníky.

V čem je CRM software užitečný?

Pro obchodníky je CRM software velmi přínosný, jelikož shromažďuje veškeré potřebné informace na jednom místě. Zkratka CRM znamená Customer Relationship Management neboli řízení vztahů se zákazníky. Můžete sledovat záznamy svých klientů a jednotlivé konverze. Pipedrive CRM šetří čas, jelikož máte na jednom místě vše, co je potřeba udělat. Automatizace obchodního procesu zefektivní vaši práci. Výhodou také jsou nasbíraná data o jednotlivých klientech, což můžete využít u tvorby kampaní, kde budete cílit na určitou cílovou skupinu. Dále můžete zjistit, kteří klienti vám přinášejí do podniku nejvíce zisku a přizpůsobit tak k nim svou obchodní strategii.

Na vyzkoušení zdarma

Pipedrive je zdarma pouze prvních 14 dní. Zakoupit si však můžete Pipedrive CRM i na pouhý měsíc a vybrat si lze ze čtyř variant – Essential, Advanced, Professional a Enterprise. V případě Advanced varianty nemáte například možnost více prodejních kanálů, ale máte tam neomezený počet zájemců, kontaktů a nabídek společností. Dále je v aplikaci dostupné neomezené ukládání souborů a možnost importu a exportu dat. U varianty Professional máte navíc správu zákazníků, termínů a možnost sledování stavu účtu, automatizaci úloh či prodejní inteligenci.

Jak probíhá spolupráce

1. Kontaktujete mě

Jestliže jste dospěli k rozhodnutí, že některé své činnosti už opravdu nutně potřebujete delegovat, neváhejte mě kontaktovat. E-mailem, telefonicky, přes kontaktní formulář. Nebo mi napište na LinkedInu, případně na Facebooku. Sdělte mi prosím činnosti, které byste chtěli delegovat. Dám vám vědět zpátky, zda je v mých možnostech vám pomoci a jak.*

2. Probereme, co potřebujete

Pokud vám budu schopná pomoci, domluvíme si úvodní konzultaci. V dohodnutý termín se zkontaktujeme telefonicky nebo online (přes Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Skype, Messenger nebo WhatsApp) a probereme konkrétní možnosti spolupráce.

3. Domluvíme detaily

Podle rozsahu poptávky a náročnosti úkolů vypracuji cenovou nabídku. V případě, že se domluvíme na spolupráci, sejdeme se spolu nad seznamem vašich úkolů a domluvíme se, co a v jakém rozsahu na mě budete delegovat. Společně probereme cokoliv dalšího, co vás k naší spolupráci bude ještě zajímat (NDA, způsob vyúčtování atp.). Já od vás také zjistím bližší informace, které budu ke své práci potřebovat, abychom zabránili případnému nedorozumění.

4. Nastavíme systém

Zahájíme spolupráci a nastavíme systém naší budoucí komunikace o jednotlivých úkolech. Vše doladíme tak, aby vám navržené nástroje a postupy byly co nejvíce k užitku. V případě, že budete potřebovat pomoci v rámci vašich programů nebo e-mailové komunikace, domluvíme se na vytvoření přístupů či založení schránky. Budu vám k dispozici, když budete mít další dotazy. Pokud by se vyskytly nějaké překážky, budu tady pro vás pro jejich řešení.

5. Delegujete

Posíláte mi úkoly ke zpracování a já je samostatně plním do předem stanoveného termínu. Vaše spokojenost a vzájemná důvěra je pro mě nezbytným předpokladem spolupráce. Budu ráda za otevřenost a zpětnou vazbu. Koncem každého sjednaného období vám zašlu fakturu společně s reportem o odpracovaných hodinách. Vždy platíte jen za skutečně odvedenou práci. Věřím, že budete mít radost z dosažených pokroků a úspěchů. 🙂

Zajímá vás více o spolupráci s virtuální asistentkou? Přečtěte si:

 

*P. S.: Pokud by vámi požadované činnosti k delegování nebyly v mých časových a/nebo profesních možnostech, ráda vám doporučím některou z mých kolegyň konkrétně vám schopnou pomoci.

3 opravdu dobré důvody, proč delegovat

Fakt se mi to delegování vyplatí? Co když jen přijdu o čas, peníze, know-how…? Chápu, že vám hlavou běží nejrůznější obavy, když přemýšlíte nad tím, že byste část svých úkolů svěřili někomu jinému. Existuje však několik osvědčených a opravdu dobrých důvodů, proč se vyplatí delegovat.

Delegování úkolů na někoho jiného je zpočátku těžké, stejně jako jiné nové dovednosti, když si je osvojujete.

Delegování práce virtuální asistentce

U předání práce někomu dalšímu vás navíc může blokovat třeba strach, že neudělá zadanou práci tak dobře jako vy. Nebo ji dodá pozdě. Můžete se bát taky toho, že někoho zaučíte, a on vaše know-how použije jinde (nedejbože u konkurence). Všechny tyhle obavy jsou pochopitelné a samozřejmě je potřeba si pro delegování vybrat spolehlivého a prověřeného partnera. Jak? O tom si povíme více v některém z příštích dílů.

3 plusy delegování

Nyní se však vraťme k delegování jako takovému. Jakmile si celý proces osvojíte, tak stejně jako každá nová užitečná dovednost vám najednou přinese do života několik zásadních výhod. Což jsou zároveň i ony 3 opravdu dobré důvody, proč delegovat. 🙂

1. Přestanete dělat úkoly, které vás zdržují od práce skutečně důležité, klíčové pro rozvoj firmy

Když máte firmu, zejména malou firmu, často musíte sedět na mnoha židlích najednou. Pracujete od nevidím do nevidím, abyste všechno stihli. Nekonečný seznam úkolů, pouze dva nebo možná tři skutečně o tom, o čem jste kdysi snili, že budete jako podnikatel dělat. Kromě toho jste taky svou účetní, asistentkou, správcem webu nebo sociálních sítí… Ale když za vás tyhle „úkoly okolo“ někdo převezme, můžete se věnovat těm dvěma či třem klíčovým. A taky se připravíte na situace související s rozvíjením firmy. 🙂

Ne nadarmo se říká, že čas jsou peníze. Čas získaný delegováním najednou můžete využít na činnosti, které vaší firmě přináší reálné výsledky. Pracujete NA svém byznysu (a ne VE svém byznysu jako „zaměstnanci svého podnikání“).

Delegováním úkolů s příslušným nastavením procesů budete zároveň připraveni na situaci, kdy poptávka po vašich službách roste a váš úspěch (v porovnání s fungováním v módu „všechno zvládnu sám“) nebude limitován. Protože při dobře nastavených procesech můžete v klidu delegovat i na více parťáků najednou, když práce přibývá.

Delegování úkolů asistentkám

2.  Neustále si zpřesňujete, na co je nejlepší zaměřit pozornost, a tomu se budete věnovat na 100 %

Tohle je podle mě obrovská přidaná hodnota delegování. Současně s ním si neustále zpřesňujete vaše priority, naučíte se oddělit podstatné úkoly od těch méně podstatných, skutečně důležité od těch ne až tak důležitých.

Nevíte, jak na to? Tip pro začátek:

Na papír si sepište seznam veškerých úkolů, které zahrnuje vaše práce. Zaměřte se i na ty nejmenší detaily jako jsou třeba zatřídění dokumentů nebo vyřizování e-mailů. Soubor všech úkolů si následně rozdělíte jako na semaforu:

  • Červené (stopka, blokuje vás) – úkoly zabírající spoustu času, které ale vaši firmu dopředu příliš neposouvají. Může se jednat o rutinní práce či úkoly, drobná rozhodnutí vyplývající z předchozích zkušeností, řešení opakujících se problémů nebo činností.
  • Oranžové (už se to rozjíždí) – úkoly, které jsou specializovanější, ale ve skutečnosti nejsou důvodem, proč jste se pouštěli do podnikání. Jsou důležité pro to, aby váš byznys vydělával, ale naučit se jim opravdu dobře vám zabere více času než si můžete dovolit ztratit. Jedná se třeba o marketing na sociálních sítích, SEO, vedení blogu, aktualizaci e-shopu.
  • Zelené (a jedete!) – úkoly, které jsou důvodem, proč jste vybudovali vaši firmu. Jsou vaší předností, vaší vášní, tím, co vás pohání, u nichž se cítíte skutečně nadšení. A těch byste se měli držet především, protože plnění právě těchto úkolů je tím, čím přímo přispíváte k úspěchu vašeho podnikání.

Tohle „světelné rozlišení“🙂 se stane vaším výchozím opěrným bodem, z něhož se rozhodnete, co skutečně musíte udělat vy sami a co může udělat někdo jiný. Kromě zelených úkolů byste si měli ponechat pouze úkoly, které jsou natolik důležité, že nad nimi chcete mít absolutní kontrolu, strategická a personální rozhodnutí a věci obsahující důvěrné informace, jež nechcete sdílet ani v případě podepsání NDA.

3. Dále se zdokonalujete ve vašich klíčových úkolech

Když předáte rutinní úkoly, které je třeba udělat, ale vám zpravidla nepřináší žádnou radost, a i třeba jen část těch specializovanějších, v nichž mívají virtuální asistentky zpravidla dobré zkušenosti, snadněji se zaměříte na úkoly klíčové a důležité pro růst vaší firmy.

Díky předání ostatních úkolů se v této zásadní práci dále zlepšujete. Vzhledem k tomu, že jde o práci, které jste se vždycky chtěli věnovat (ale předtím na ni nebylo tolik času), a vy se jí teď věnujete skutečně naplno, neustále si zpřesňujete, na co je nejlepší zaměřit pozornost, ve vašich klíčových úkolech se zdokonalujete. Současně s tím bude růst vaše firma a vy konečně převezmete otěže nad svým podnikáním.

Delegování práce usnadní podnikání

 

Delegování pro úspěšnější podnikání a šťastnější život

Naučit se delegovat práci samozřejmě chvilku trvá. Někdo se nejprve učí důvěřovat lidem, jiný se pere se systémem zadávání úkolů, každý to máme jinak. Vše bývá otázkou i několika týdnů či měsíců.

Nicméně s každým dalším úkolem, který se vám podaří delegovat, se v této dovednosti zlepšujete. Zároveň umožníte parťákům, na které delegujete, zažít pocit z dobře vykonané a smysluplné práce. Celkově se pak vaše podnikání stává mnohem zábavnější činností, přispívá k vaší seberealizaci a ke šťastnějšímu životu. Kromě více času na rozvoj byznysu budete mít totiž najednou taky víc volného času na rodinu, koníčky, vzdělávání…

Nebojte se vyzkoušet něco nového. Delegujte. Protože delegování se vyplatí.🙂

Seriál: Delegování pro více z podnikání

Zkoušíte rádi novinky? Co říkáte na delegování práce virtuální asistentce? Uvažujete-li o tom, co byste ze své práce mohli delegovat někomu jinému, možná nastal ten správný čas začít. Nejspíš si ale kladete otázku: Jak? A opravdu se mi to vyplatí?

Proč bych měl/a něco ze své práce předávat někomu jinému? Co z toho budu mít? To vám nejspíš běží hlavou, když narazíte na téma delegování práce někomu jinému – a navíc na dálku.

Delegování práce virtuální asistentce

Ale když už téhle myšlence popřejete sluchu a o delegování začnete uvažovat, vyrojí se celá řada dalších otázek, například:

Jakou práci vlastně delegovat?
Jak správně delegovat?

Ruku v ruce s otázkami mohou přijít i obavy, třeba:

Co když práci neodvede tak, jak bych chtěl/a?
Co když práci dodá pozdě, nebo ji nedodá vůbec?
A nebudou to celkově jen další starosti navíc?

Jen to zkusit – a zažít ten osvobozující pocit

Tyto i jiné obavy jsou pochopitelné, mozek nám přirozeně podsouvá strach z neznámého. Já se třeba bojím seskočit padákem :-), i když mi něco říká, že kdybych oslovila zkušeného odborníka a konečně si seskok vyzkoušela (protože i přes dotěrné obavy mě tenhle zážitek prostě láká), bylo by to bezva a zjistila bych, že se nemám vůbec čeho bát. 

Stejně tak je to s delegováním práce. Dokud si nevyzkoušíte aspoň jeden jediný úkol předat jinému člověku (pochopitelně takovému, ke kterému pocítíte důvěru a najdete odvahu mu danou práci svěřit – a v oboru virtuální asistence máte již dnes široký výběr), nikdy nezažijete ten osvobozující pocit, že máte konečně ČAS na to, čemu se skutečně chcete věnovat. A že jste předtím měli strach zbytečně. Jen to zkusit – tak jako se já nakonec rozhoupu k tomu seskoku.

Rozvoj vašeho plného potenciálu v podnikání

Protože je téma delegování mému srdíčku blízké, považuju ho za reálnou pomoc v rozvoji plného potenciálu mnoha podnikatelů, rozhodla jsem se sepsat takový mini-seriál o delegování práce externí asistentce. Takže, v seriálu „Delegování pro více z podnikání“ vám postupně ukážu:

1. Několik opravdu dobrých důvodů, proč se vyplatí delegovat.
2. Co vše můžete dnes delegovat na virtuální asistentky.
3. Jak správně delegovat. Tipy, triky, rady, informace.

Na jednotlivé díly se můžete těšit v následujících týdnech. A pokud by vás (nejen) k delegování práce virtuální asistentce napadlo jakékoli další téma, neváhejte mě kontaktovat, abychom vše společně prodiskutovali.

Úspory energií

CenyEnergie.cz

V letech 2010-2012 jsem pracovala jako hlavní redaktorka a analytička na CenyEnergie.cz. Dávala jsem dohromady velká srovnání dodavatelů elektřiny, stejně jako komplexní porovnání dodavatelů plynu, nebo jsem se zabývala možnostmi odstoupení od smlouvy. Na CenyEnergie.cz jsme také dlouhodobě upozorňovali na některé nesmyslné poplatky dodavatelů energií nebo na problémy s podomním prodejem energií.

Články o cenách a úsporách energií

Působila jsem také jako odborná redaktorka na téma cen energií v magazínech Peníze.czPodnikatel.cz. O dalších možnostech úspor na energiích jsem informovala v magazínech Nazeleno.cz a Inteligentní budovy.

Mediální výstupy

(všude ještě pod rodným příjmením Vinšová)

Video, audio nebo článek otevřete kliknutím na obrázek

Vystoupení v České televizi – Studio ČT24
Zdražování plynu (vystoupení v ČT – Studio ČT24) cca od 25. minuty

Vystoupení v Rádiu Regina Praha
Proč se zdražují ceny energií (Rádio Regina Praha, pořad Třináctka Plus)

Vystoupení v Českém rozhlasu Plzeň
O možných úsporách firem a domácností na elektřině a plynu (Český rozhlas Plzeň)

Odpovědi pro Hospodářské noviny
Jak platit méně za elektřinu a na co si dát pozor při změně dodavatele (Hospodářské noviny)

EnergetickaPoradna.cz

V roce 2012 jsem společně s kolegyní Janou Poncarovou stála u zrodu našeho vlastního projektu EnergetickaPoradna.cz.

Ve vlastním projektu jsme s Janou zúročily své zkušenosti s výpočtem cen energií. Zájemcům o úspory z ceny elektřiny a plynu jsme v letech 2012-2016 počítaly analýzy na míru. Našimi klienty byly domácnosti i firmy. Podnikatelům mohu proto nabídnout:

Výpočet úspor v cenách elektřiny a plynu

  • odborné analýzy úspor na energiích
  • možnosti úspor v cenách energií ve firmě i doma
  • doporučení kvalitních a prověřených dodavatelů
  • vyřízení administrativy při změně dodavatele

Zajímají vás možnosti úspor na ceně elektřiny a plynu? Kontaktujte mne.

Administrativa

Administrativa je v podnikání většinou nudnou, ale zcela nezbytnou činností. Máte pocit, že vás „papírování“ jen zdržuje od toho, co je skutečně důležité? Jenže je potřeba mít nutné záležitosti hotové, přestože na ně nemáte čas ani chuť.

Delegujte na virtuální asistentku

Zefektivněte své podnikání, neodkládejte potřebnou administrativu už ani minutu – zkrátka ji delegujte.

Pracuji v přesvědčení, že nic velkého nebylo nikdy dosaženo bez nadšení.

Administrativa pro mne není nudnou rutinou. Naopak, zadanou práci vykonávám s nadšením a vždy se snažím odvádět prvotřídní výsledek. Nejen proto, že administrativa mne velmi baví. Ale také proto, že bych si nevzala na triko, abych svou práci odflákla. 🙂

Ráda pro vás zpracuji, vytvořím, upravím, vyřídím:

  • nejrůznější dokumenty, tabulky, výpočty
  • e-mailovou komunikaci, kterou chcete delegovat
  • získávání klíčových informací – rychlá orientace na internetu
  • přepis psaného textu nebo mluveného slova
  • překlady textů (z angličtiny, němčiny a naopak)
  • prezentace (třeba pro přednášky)
  • nabídky, letáky, obchodní korespondence
  • výzkumy trhu (vyhledávání zákazníků, analýza konkurence apod.)
  • databáze klientů, dodavatelů či obchodních partnerů, které mohu následně dále aktualizovat a spravovat
  • a klidně taky podklady pro nákup online (zboží nebo služby)

Vaše živá virtuální asistentka a její výhody

  • Úspora vašeho času a mzdových nákladů
  • Kvalitní služby za rozumné peníze
  • Efektivní a rychlé zpracování administrativy
  • Mnohostrannost a flexibilita
  • Splnění zadaných úkolů s maximálním nasazením
  • Mohu přinést nový pohled na věc a řadu nových nápadů
  • Mám spolehlivý, pečlivý a zodpovědný přístup

Prohlédněte si příklady dalších služeb, které mi můžete zadat.

Komu může virtuální asistentka pomoci?

Rádi byste některé úkoly přenechali sekretářce, ale na plný úvazek na ni nejsou peníze. Pomoci může externí asistentka. Pro jaké obory činnosti se hodí nejlépe?

Ať už jste řemeslník, provozovatel e-shopu nebo freelancer na volné noze, tak se kromě vaší pestré podnikatelské činnosti jistě musíte věnovat i administrativě. A času je přitom tak málo.

Navíc vás to nejspíš ani nebaví. Už toho máte dost a rádi byste některé úkoly přenechali sekretářce. Jenže na tu zase nejsou peníze a ani by se vám na 8 hodin denně nevyplatila, protože až tolik práce byste pro ni neměli. Přesně v téhle situaci vám může pomoci externí asistentka. A pro jaké obory činnosti se hodí nejlépe?

Podnikání a asistentka na dálku

Virtuální asistentka posune vaše podnikání na novou úroveň. Služby internetové asistentky ušetří čas a peníze:

  • živnostníkům, podnikatelům, řemeslníkům
  • osobám „na volné noze“
  • pracujícím mimo kancelář, stále na cestách
  • menším a středně velkým firmám
  • cestovním kancelářím
  • hotelům, penzionům
  • realitním kancelářím
  • zprostředkovatelským službám
  • pořadatelským agenturám
  • e-shopům
  • velkoobchodům

Internetová sekretářka může být také vaší nárazovou výpomocí např. během vaší dovolené. Nebo když jste dočasně přetíženi prací a nutně potřebujete zpracovat úkoly, které se dají delegovat. Že nevíte, jak správně delegovat? O tom si povíme více v některém z příštích článků. 🙂

Mezitím se můžete mrknout, jaké úkony se dají asistentce delegovat, případně mne rovnou kontaktovat a zeptat se na to, co vás zajímá.